Attiva un approvvigionamento di eccellenza attraverso l’ottimizzazione della spesa

I professionisti dell’approvvigionamento si trovano ad affrontare sfide sempre più complesse, dalle pressioni inflazionistiche ai budget più ristretti. Questo divario sempre più ampio crea nelle aziende l’esigenza critica di fare di più con meno, spingendo i team di approvvigionamento a ripensare le strategie e semplificare i processi adottando strumenti innovativi.

Al centro di questi sforzi c’è l'ottimizzazione della spesa, un pilastro fondamentale per un approvvigionamento efficace. Ripensando il modo in cui le aziende gestiscono la spesa, il team addetto all’approvvigionamento può trascendere il suo ruolo di funzione transazionale, trasformandosi invece in una potenza strategica. In questo articolo, i leader di tre settori distinti offrono esempi pratici di come le loro aziende hanno implementato con successo strategie di ottimizzazione della spesa, sottolineando l’importanza della collaborazione, dell’innovazione e dell’adattabilità.

Migliorare i processi di approvvigionamento in AXA UK

AXA UK, una delle principali compagnie assicurative, ha recentemente avviato una revisione completa dei propri processi di approvvigionamento, implementando una nuova gestione delle spese. Prima di questa trasformazione, le attività di approvvigionamento erano frammentate e i dipendenti operavano con account separati. Questa mancanza di centralizzazione non solo ha oscurato la visibilità della spesa, ma ha anche posto delle sfide nel garantire gestione e conformità.

Il passaggio di AXA UK a una piattaforma di approvvigionamento unificata ha prodotto vantaggi immediati e tangibili. Un fattore chiave di questa trasformazione è stata l’adozione di un catalogo integrato, che ha centralizzato le attività di approvvigionamento e ha offerto un maggiore controllo e trasparenza sulla spesa marginale. Ad esempio, gli acquisti schede di memoria, precedentemente effettuati al di fuori della gestione aziendale e che creavano rischi per la sicurezza, ora vengono gestiti all’interno di rigidi processi di convalida. Questo sistema automatizza le approvazioni per le transazioni inferiori a 150 £ e inoltra gli acquisti più costosi all’approvazione del management, semplificando la conformità senza aggiungere spese amministrative.

Oltre al controllo dei costi, il nuovo sistema di AXA UK garantisce efficienza operativa e un monitoraggio della sostenibilità. Grazie all’accesso ai dati in tempo reale, l’azienda può ora generare report di fine anno, soddisfacendo con facilità i requisiti normativi. La maggiore visibilità favorisce anche partnership più strategiche, come ad esempio un progetto pilota di distributori automatici per dispositivi IT riforniti di articoli quali caricabatterie e tastiere. Questa soluzione innovativa non solo semplifica l’approvvigionamento, ma migliora anche l’esperienza utente per il personale, riflettendo l’impegno di AXA UK verso un approccio incentrato sull’utente.

I risultati parlano chiaro. AXA UK ha ottenuto risparmi sui costi pari a circa il 5% sui beni di consumo più comuni, oltre a ulteriori risparmi negoziati attraverso la sua partnership rafforzata con il suo marketplace di approvvigionamento.

Affrontare la spesa marginale con la tecnologia in Enel

Per la multinazionale energetica Enel, la gestione dell’approvvigionamento in diverse attività e aree geografiche presenta sfide uniche. La spesa marginale, ovvero gli acquisti di basso valore distribuiti tra numerosi fornitori, è particolarmente complessa ma offre numerose opportunità di miglioramento. In Enel, la spesa marginale rappresenta 1 miliardo di euro dei 13 miliardi di spesa annua per l’approvvigionamento.

Enel ha affrontato la questione della spesa marginale dando priorità innanzitutto alla visibilità e al controllo. Adottando una piattaforma di acquisto digitale, l’azienda ha consentito ai dipendenti di effettuare acquisti conformi in modo rapido e semplice. Un esempio lampante di questa trasformazione riguarda l’approvvigionamento di prodotti essenziali, come creme solari e vitamine, per i lavoratori degli impianti che operano in condizioni di caldo estremo. In precedenza, il personale si affidava a fornitori locali non qualificati, creando inefficienze e problemi di conformità. Grazie al nuovo sistema, tali articoli possono ora essere ordinati tramite una piattaforma approvata, garantendo la consegna in 24 ore e l’allineamento con le politiche aziendali.

Per ottimizzare ulteriormente la spesa marginale, Enel ha istituito un team che funge da "corsia preferenziale" dedicato ad assistere negli acquisti non standardizzati e ha implementato strumenti di screening basati sull’IA. Queste tecnologie aiutano i dipendenti a identificare immediatamente le corrispondenze del catalogo, riducendo il carico di lavoro per i team e consentendo acquisti più rapidi ed efficienti. Inoltre, l’impegno di Enel verso la sostenibilità è evidente nell’attenzione rivolta all’acquisto di prodotti eco-compatibili e nel dare priorità, ove possibile, ai fornitori locali.

La strategia di Enel sottolinea l’importanza della flessibilità e della visibilità. Grazie a soluzioni digitali scalabili che mirano a gestire la spesa frammentata, l’azienda ha trasformato un’area storicamente trascurata in un’importante fonte di creazione di valore.

Semplificazione dell’approvvigionamento per le scuole presso la Harris Federation

La Harris Federation, un trust multi-accademico con sede a Londra che gestisce 55 scuole primarie e secondarie, ha dovuto affrontare le sfide tipiche delle organizzazioni decentralizzate. Spesso le singole scuole operavano in modo indipendente, acquistando da una vasta gamma di fornitori. Questa mancanza di coordinamento ha portato a inefficienze, rischi di conformità e mancate opportunità di risparmio sui costi.

Per affrontare queste sfide, la Harris Federation ha centralizzato le sue attività di approvvigionamento attraverso una piattaforma digitale unificata. Sfruttando un quadro normativo del settore pubblico, il trust ha garantito che i suoi processi rispettassero rigorosi standard di conformità, semplificando al contempo l’approvvigionamento per le scuole.

Un risultato notevole di questa trasformazione è la significativa riduzione del numero dei fornitori, da 4.700 a 2.500. Il consolidamento dei rapporti con i fornitori ha garantito maggiore visibilità e controllo, consentendo al contempo sconti e rimborsi sui volumi. Un esempio lampante riguarda il contratto di telefonia mobile dell’organizzazione: i costi sono scesi da 18.000 £ a sole 3.000 £ al mese, rinegoziando i termini e sfruttando il potere d’acquisto collettivo.

I risparmi operativi si traducono direttamente in maggiori risorse per gli studenti. Ad esempio, sottoscrivendo un abbonamento premium per le consegne, la Harris Federation ha risparmiato 124.000 £ solo lo scorso anno. Queste efficienze sui costi consentono all’organizzazione di reinvestire in aree critiche come gite scolastiche, uniformi e risorse per le aule.

L’approccio della Harris Federation sottolinea il potenziale trasformativo dell’approvvigionamento collaborativo e strategico. Grazie all’allineamento centralizzato e alla garanzia che le scuole mantengano voce in capitolo nel processo decisionale, l’approvvigionamento è passato dall’essere considerato una funzione transazionale a un partner strategico che fornisce risultati tangibili e incentrati sugli studenti.

Punti chiave per una moderna strategia di ottimizzazione della spesa

L’ottimizzazione della spesa è più di un semplice esercizio di riduzione dei costi: è un percorso per liberare un valore organizzativo più ampio. Le esperienze di AXA UK, Enel e della Harris Federation mettono in luce diversi principi chiave per i moderni responsabili dell’approvvigionamento che intendono guidare il cambiamento:

1. La centralizzazione consente il controllo: Le piattaforme di approvvigionamento unificate, come quelle utilizzate da AXA UK e dalla Harris Federation, aumentano la visibilità, migliorano la conformità e consentono risparmi sui costi.
2. La tecnologia alimenta l’efficienza: Dagli strumenti di screening basati sull’IA di Enel ai distributori automatici di prodotti IT di AXA UK, la tecnologia consente ai team addetti all’approvvigionamento di semplificare i processi e concentrarsi sulle priorità strategiche.
3. La collaborazione favorisce l’innovazione: Che si tratti di negoziare sconti con i fornitori o di sperimentare nuove soluzioni, solide partnership tra team di approvvigionamento e fornitori producono risultati reciprocamente vantaggiosi.
4. I dati sono una risorsa strategica: L’accesso in tempo reale ai dati sull’approvvigionamento, come abbiamo visto in AXA UK, riduce gli oneri amministrativi e consente un processo decisionale basato sui dati.
5. L’impatto locale influenza il cambiamento globale: L’approccio della Harris Federation dimostra come la semplificazione dell’approvvigionamento non solo consenta di risparmiare denaro, ma crei anche un effetto domino positivo, a vantaggio delle singole scuole e, in ultima analisi, dei loro studenti.

I team addetti all’approvvigionamento devono essere agili e reattivi in un ambiente in cui i budget sono ridotti al minimo, ma le aspettative restano elevate. Adottando strategie incentrate sulla collaborazione, l’innovazione e la comprensione dei dati, le organizzazioni possono trasformare l’approvvigionamento in un fattore che consente strategie, andando molto oltre la semplice gestione della spesa.

La strada verso l’eccellenza dell’approvvigionamento non è mai del tutto agevole, ma come hanno dimostrato queste organizzazioni, l’approccio giusto può trasformare le sfide in opportunità, gettando le basi per una crescita sostenibile e un successo a lungo termine.