Come le PMI possono sfruttare la tecnologia per semplificare le operazioni

Ogni membro di una piccola e media impresa (PMI) svolge un ruolo cruciale per il suo successo, rendendo essenziale trovare modi per migliorarne continuamente le operazioni. I dipendenti delle PMI lavorano a stretto contatto con un team di approvvigionamento ridotto o addirittura inesistente, il che rende ancora più importante per loro disporre di strumenti solidi per gestire la propria attività, acquisire nuove competenze e sfruttare le tecnologie in evoluzione per aumentare la produttività e la crescita. Con gli strumenti giusti per semplificare l’approvvigionamento, le aziende possono gestire al meglio le operazioni, ridurre gli oneri amministrativi e liberare il personale affinché possa concentrarsi su attività strategiche.

Le sfide che devono affrontare le PMI

Oltre all’inflazione, l’accesso limitato al credito e il recente aumento dei costi, le PMI devono fare i conti anche con una carenza critica di talenti e competenze, una sfida per i team di approvvigionamento, che spesso si ritrovano a corto di personale.

Secondo "The CPO Agenda, 2024 di The Hackett Group’s" la mancanza di personale dedicato, unita all’aumento dei carichi di lavoro in ambito di approvvigionamento, fa sì che le PMI si trovino ad affrontare la difficoltà di dover fare di più con meno risorse. Grazie alla tecnologia, il carico di lavoro dei team di approvvigionamento viene notevolmente alleggerito. Dunque, investire negli strumenti e nei sistemi giusti è fondamentale non solo per colmare il divario di talenti, ma anche per prendere decisioni in merito al tema di acquisti aziendali strategici.

Un recente sondaggio condotto da Gartner, Inc. rivela una realtà sorprendente: solo il 14% dei responsabili dell’approvvigionamento si sente sicuro del proprio attuale bacino di talenti, evidenziando uno spostamento verso la necessità di una maggiore competenza aziendale in ambiuto tecnologico e di gestione dei dati rispetto alle tradizionali competenze in materia di approvvigionamento. Ciò rappresenta per le PMI un forte invito ad adottare nuove tecnologie e innovazioni per migliorare le competenze della propria forza lavoro, assicurandosi che sia ben attrezzata per affrontare le complessità del futuro.

Come le PMI possono sfruttare la tecnologia per raggiungere il successo

Per le piccole imprese ogni momento è importante, il che significa garantire la massima efficienza possibile pur lavorando entro limiti rigidi. Grazie alla tecnologia, però, le piccole imprese dovrebbero essere in grado di assumere il controllo, ridurre significativamente il carico di lavoro e, in ultima analisi, consentire ai dipendenti di concentrare il proprio tempo sulle decisioni strategiche e, cosa più importante, sui propri clienti.

Amazon Business offre una varietà di soluzioni di approvvigionamento che consentono alle aziende di tutte le dimensioni di automatizzare le attività ripetitive, in modo che possano concentrarsi sulla gestione del proprio business. Una semplificazione è la possibilità di consolidare le ricerche dei fornitori all’interno di un sistema di approvvigionamento online, consentendo alle PMI di semplificare il processo di approvvigionamento poiché possono trovare prodotti di più fornitori in un unico sito, eliminando il lungo processo di visitare i siti web dei singoli fornitori. La riduzione del numero di clic e passaggi necessari per completare un acquisto consente alle PMI di risparmiare tempo e denaro, garantendo comunque che tutti gli acquisti vengano effettuati tramite un sistema di approvvigionamento preferito. Ad esempio, un’azienda può utilizzare la funzionalità di ricerca integrata per trovare e ordinare tutti i materiali per ufficio necessari in un unico posto, anziché dover fare acquisti direttamente da ciascun fornitore e produttore separatamente. Inoltre, questo punto di riferimento unico riduce anche il tempo impiegato per esaminare manualmente le fatture, poiché Amazon Business dispone di fatture digitali, semplificando la gestione dei pagamenti e la riconciliazione. 

Le PMI hanno inoltre accesso a strumenti che consentono loro di creare e gestire su Amazon Business elenchi di prodotti acquistati di frequente. In modo equivalente a una lista della spesa standard, grazie alle Liste business le PMI possono salvare e riordinare gli articoli in modo rapido ed efficiente. La praticità di questo strumento aiuta le PMI a rimanere organizzate e a mantenere i livelli di scorta delle forniture essenziali e comunemente acquistate. Ad esempio, il direttore di un ristorante può creare una lista aziendale dei prodotti per la pulizia utilizzati quotidianamente. Quando questi articoli cominciano a esaurirsi, il direttore può effettuare rapidamente un nuovo ordine, ricevendo tutti gli articoli necessari in pochi clic, rendendo il processo semplice e snello.

Analisi acquisti

Le PMI spesso dedicano più tempo a esaminare i dettagli più approfonditi dei dati relativi al loro comportamento di acquisto, ma il loro tempo è prezioso. Analisi acquisti offre alle PMI dashboard intuitive che forniscono informazioni rapide sulle tendenze di spesa e sulle uscite mensili, evidenziando al contempo risparmi e cronologie degli ordini. Grazie a questi strumenti basati sui dati, le PMI possono prendere decisioni più consapevoli in base ai modelli di spesa, individuando aree in cui ridurre i costi. Analisi acquisti può inoltre offrire alle aziende la trasparenza necessaria per monitorare spese e risparmi. Ad esempio, un responsabile dell’approvvigionamento può sfruttare la potenza di Analisi acquisti per confrontare la spesa del mese corrente per le forniture per ufficio con quella dello stesso periodo di 12 mesi fa, scoprendo i prodotti per i quali ha speso di più rispetto all’anno precedente, trovando così opportunità mirate per concentrarsi sulla riduzione dei costi con i propri fornitori.

Imparare a sfruttare la potenza dell’analisi avanzata è un punto di svolta quando si cerca di semplificare le operazioni quotidiane. Amazon Business offre anche strumenti che agevolano la gestione quotidiana dell’azienda, come la semplificazione e l’automazione della contabilità e della gestione delle spese per gli acquisti, la semplificazione dei processi di acquisto e la maggiore accessibilità degli acquisti per gli utenti.

Punchout e Punch-in

Offerte Amazon Business, studiate appositamente per ciascuna parte del processo di approvvigionamento.

Il Punchout inizia all’interno del sistema approvvigionamento online esistente di una PMI, dove i dipendenti accedono al loro software di approvvigionamento interno. Questo metodo consente alle aziende di cercare e selezionare gli articoli di cui hanno bisogno e, una volta completata la selezione, il carrello può essere trasferito nuovamente al sistema di approvvigionamento online per l’approvazione e l’elaborazione dell’ordine da parte della PMI. Questo processo Punchout garantisce che tutti gli acquisti seguano il protocollo, rispettando i budget e gli standard aziendali specifici.

Il processo Punch-in, d’altro canto, offre ai dipendenti la possibilità di iniziare a fare acquisti direttamente sul sito Web di Amazon Business. Possono cercare e selezionare gli articoli di cui hanno bisogno. Una volta completato, il carrello viene inviato al software di approvvigionamento online della PMI per la revisione e l’approvazione. Questa soluzione è adatta a coloro che si sentono più a loro agio nell’utilizzare l’interfaccia di Amazon per le proprie esigenze di acquisto, offrendo un’esperienza di acquisto fluida e nel contempo aderendo alle politiche di approvvigionamento dell’azienda.

Entrambi gli strumenti garantiscono che i processi di approvvigionamento rimangano sicuri e conformi e, incanalando gli acquisti tramite sistemi di approvvigionamento online, le PMI mantengono il controllo degli articoli e delle spese.

Per le PMI che desiderano migliorare i propri processi di approvvigionamento, Amazon Business può offrire gli stessi strumenti e soluzioni utilizzati dalle aziende, consentendo il controllo completo del processo. Dalla ricerca integrata, al risparmio di clic e tempo, fino alle offerte Punchout e Punch-in, queste soluzioni garantiscono alle aziende di mantenere il controllo delle proprie spese, godendo al contempo di un’esperienza di acquisto fluida. Le PMI hanno ora la possibilità di rimanere competitive, efficienti e finanziariamente sane in un mercato in rapida evoluzione.

Originariamente pubblicato in Procurement Magazine.