Ottimizzare gli acquisti per ridurre il costo totale dell'assistenza

Gli attuali modelli di assistenza sottolineano l'importanza di fornire un supporto di alta qualità a un costo ragionevole, piuttosto che puntare sul volume dei servizi forniti. Attraverso la quantificazione e la gestione del costo totale dell'assistenza, le aziende sanitarie possono perseguire una spesa più sostenibile e migliorare i risultati per i pazienti attraverso acquisti strategici.
 

Sono molti i fattori che contribuiscono al costo totale dell'assistenza sanitaria, ma alcuni di essi vengono talvolta trascurati. Ad esempio, il miglioramento dell'efficienza dei processi di approvvigionamento è un fattore che può svolgere un ruolo significativo nella riduzione dei costi.

Quando si valuta l'efficienza degli acquisti, le aziende sanitarie devono considerare non solo gli acquisti di grandi dimensioni, come attrezzature mediche o costosi dispositivi medici monouso, ma anche gli acquisti più piccoli e in grandi quantità, dalle mascherine alle forniture per ufficio. Ottenendo i migliori prezzi possibili per tutti gli acquisti di forniture, le strutture sanitarie possono gestire meglio i costi.
 

A fronte della continua crescita delle aziende sanitarie e dell'aumento delle fusioni o acquisizioni registrato alla fine dello scorso anno (18 fusioni o acquisizioni nel terzo trimestre del 2023), è facile perdere il controllo degli acquisti di minore entità se ogni struttura acquista direttamente le forniture a proprio modo. Invece la centralizzazione, la semplificazione e la tracciabilità degli acquisti consentono all'intera azienda di beneficiare di sconti sui volumi e di processi di approvvigionamento più efficienti.

Costo totale dell'assistenza sanitaria

Le strutture sanitarie devono calcolare il costo totale dell'assistenza per comprendere meglio tutti i componenti che ne determinano i costi. In questo modo, possono implementare strategie per ridurre le spese e, al contempo, mantenere o migliorare la qualità dei servizi.
 

Per comprendere il costo totale dell'assistenza, le aziende sanitarie devono considerare vari tipi di prodotti e servizi che incidono sulle loro spese, tra cui i costi medici diretti e i costi indiretti associati alla gestione delle condizioni di salute.
 

Tra queste spese rientrano quelle per i servizi sanitari, tra cui visite mediche e ricoveri ospedalieri, costi farmaceutici, gestione e coordinamento dell'assistenza, spese amministrative, premi e spese vive.
 

L'ottimizzazione dell'efficienza della supply chain e la gestione delle spese operative, come l'acquisto di prodotti sanitari e di pulizia, sono componenti importanti di qualsiasi iniziativa di controllo dei costi.

Gestione della supply chain

Poiché la funzione di supply chain gestisce la maggior parte delle spese esterne del sistema sanitario, che rappresentano fino al 40% dei costi totali, essa costituisce una destinazione chiara per gli investimenti finalizzati all'ottimizzazione delle prestazioni, secondo un recente rapporto della società di consulenza gestionale McKinsey & Co.
 

“Una funzione di supply chain ad alte prestazioni può aumentare la resilienza, migliorare l'assistenza, incrementare la soddisfazione dei medici, ridurre la spesa per le forniture fino al 10% e consentire ai sistemi sanitari di raggiungere le loro ambizioni di crescita”, si legge nel rapporto.

Migliorare l'efficienza e risparmiare denaro

Due esempi reali illustrano i vantaggi dell'ottimizzazione degli approvvigionamenti per migliaia di acquisti.

Come molti ospedali, il Seattle Children's effettua la maggior parte dei suoi acquisti attraverso canali di distribuzione di prodotti medici o chirurgici. Tuttavia, fino a poco tempo fa, l'approvvigionamento di un lungo elenco di articoli di piccole dimensioni, che garantiscono il buon funzionamento dell'ospedale, era inefficiente.

Il personale impiegava moltissimo tempo per reperire, controllare i prezzi e ordinare questi prodotti a basso costo. Questo processo manuale e laborioso comportava molteplici approvazioni all'interno dei reparti prima che le richieste di acquisto arrivassero al team di approvvigionamento, che doveva poi approvarle una per una.

“Ci sono sei reparti che ordinano moltissimi articoli a basso costo e a basso rischio, molti dei quali sotto i 10 dollari”, ha dichiarato James LeRoy, Director of Strategic Sourcing and Value Analysis presso l'ospedale. “Il mio team avrebbe dovuto svolgere un'incredibile mole di lavoro supplementare per verificare e approvare ogni transazione. E invece Amazon Business ha offerto la soluzione.”

Grazie ad Amazon Business, il Seattle Children's ha ottimizzato il processo di acquisto di centinaia di articoli di piccole dimensioni.

“Il principale vantaggio che ci offre Amazon Business è la possibilità di modificare i costosi e laboriosi processi di approvazione di questi articoli, in modo che gli utenti possano ordinarli direttamente tramite un processo di revisione e approvazione più semplice”, ha dichiarato LeRoy. “Ci ha consentito di risparmiare molto tempo, per un totale di 500 richieste all'anno. Per noi, Amazon Business ha avuto un impatto positivo determinante.”

Allo stesso modo, Pacifica Senior Living, che serve oltre 10.000 residenti in 96 comunità sparse in 13 stati, ha ottenuto una maggiore efficienza dei costi di approvvigionamento grazie al consolidamento dei fornitori, all'ottimizzazione delle approvazioni dei flussi di lavoro e al controllo delle spese. “Grazie alla centralizzazione dei fornitori di Amazon Business, abbiamo sostituito circa il 95% dei nostri fornitori a livello aziendale. Inoltre, in questo modo abbiamo aumentato la capacità di acquisire nuove proprietà e abbiamo reso più efficiente il programma di acquisto”, ha dichiarato Jack McCarty, Senior Vice President of Sales and Marketing di Pacifica Senior Living.

L'analisi dei fornitori eseguita da Amazon Business ha rilevato che ogni struttura di Pacifica Senior Living si avvaleva di un numero elevato di fornitori diversi. In più, bisogna considerare che tali strutture acquistano abitualmente prodotti specifici all'ingrosso, come prodotti per la manutenzione e la pulizia, articoli per l'assistenza infermieristica e altri articoli. Ulteriori analisi hanno rivelato che Pacifica non stava sfruttando il suo potenziale d'acquisto, nonostante le sue attività ricorrenti di acquisto di prodotti all'ingrosso. Ad esempio, l'ordine di 50.000 guanti chirurgici al mese rappresentava un'opportunità di risparmio e l'azienda avrebbe potuto concordare con i fornitori prezzi più bassi per i prodotti in grandi quantità. Ma ciò non è avvenuto finché Amazon Business non è intervenuto per ridurre il numero di fornitori e negoziare i prezzi in base alla spesa.

Il consolidamento e la razionalizzazione dei fornitori ha semplificato anche l'aspetto contabile. Il team amministrativo ora elabora solo le fatture di un numero ristretto di fornitori, riducendo così il tempo impiegato per rintracciare i documenti delle migliaia di fornitori che in precedenza rifornivano le strutture di Pacifica Senior Living.

Pubblicato originariamente su Fierce Healthcare.