Separare l’attività aziendale da quella personale: Come semplificare la gestione delle spese

Quando le piccole attività si trasformano in piccole e medie imprese (PMI) si trovano a dover fronteggiare operazioni finanziarie più complesse. Un passo fondamentale per conservarne la fluidità è separare gli acquisti aziendali dalle spese personali. Questa separazione può fare una grande differenza nel modo in cui le piccole e medie imprese gestiscono il flusso di cassa, tengono traccia delle spese e prendono decisioni di acquisto intelligenti.

Impatti su flusso di cassa, visibilità e riconciliazione
L’intreccio tra spese personali e aziendali può portare a una maggiore confusione sul flusso di cassa, cosa che può influire su decisioni importanti come il pagamento delle fatture in sospeso, gli investimenti per la crescita e la copertura dei costi operativi. Diventa difficile tracciare:

• il contante disponibile per le necessità aziendali
• tempi e luoghi di entrata o uscita del flusso di cassa
• quanti acquisti effettuati dai dipendenti vanno categorizzati e verificati.

Senza una chiara separazione, aumenta il rischio di una gestione errata del flusso di cassa, con conseguenti perdite di tempo e maggiori costi. Inoltre, diventa difficile segmentare la spesa in categorie pertinenti e prendere decisioni più informate sul controllo dei costi e delle spese. È più difficile capire quali prodotti acquistati sono stati attribuiti alla crescita o all’operatività aziendale, dove sono stati allocati i budget per specifici reparti e in che modo ottimizzare le decisioni di acquisto in base alle tendenze di acquisto passate. La mancanza di una tracciabilità chiara rende difficile prendere decisioni migliori basate sui dati, che potrebbero incrementare i profitti dell’azienda. Inoltre, diventa un lavoro manuale, che richiede molto tempo per contabilizzare ciascuna spesa, classificarla come acquisto di lavoro, rimborsare il team per i pagamenti personali effettuati e riconciliare il tutto.

Migliore pianificazione finanziaria, maggiore controllo e procedure semplificate
Tenere separate le spese lavorative da quelle personali comporta molti vantaggi: vantaggi fiscali, migliore pianificazione finanziaria, più visibilità e maggiore risparmio di tempo, che può essere utilizzato per svolgere un lavoro a maggior valore aggiunto. Quando le attività economiche sono separate, le piccole e medie imprese hanno una visione più accurata della salute finanziaria complessiva dell’azienda.

Registrazioni accurate consentono di migliorare il budget e le previsioni, e di trovare un maggior numero di soluzioni per risparmiare di anno in anno. Inoltre, consente un miglior controllo delle spese aiutando le PMI a monitorare il flusso di cassa, a stabilire limiti di spesa e a ridurre le spese inutili dei dipendenti, assicurando che le risorse aziendali siano allocate in modo appropriato. Oltre a ciò, la separazione delle spese aziendali semplifica le procedure contabili. Dal punto di vista dell’audit, ciò consente di mantenere i libri contabili in ordine, in quanto tutte le spese aziendali associate sono già state contabilizzate, riducendo la necessità di inserimenti manuali e di controlli a ritroso. Piuttosto, il tempo risparmiato può essere impiegato per prendere decisioni strategiche e far crescere l’azienda.

Come tenere le spese separate
Per cominciare, le piccole e medie imprese possono cercare di dotarsi di un account di acquisto riservato alle aziende, come Amazon Business. Un account di acquisto centralizzato consente di disporre di tutte le transazioni finanziarie in un unico luogo e di gestirle in modo organizzato. Ecco cinque cose da cui partire per iniziare a utilizzare Amazon Business:

1. Crea un account Amazon Business: Registrare un account Amazon Business è facile e gratuito. È possibile utilizzare anche l’e-mail del proprio account Amazon personale e passare da questo all’account Amazon Business e viceversa.
2. Invita gli utenti: Metti i tuoi dipendenti in condizione di avere ciò di cui hanno bisogno, conservando la visibilità sulle spese. Invita in tutta comodità gli utenti a unirsi al tuo account, conservando le loro credenziali di accesso. Gli acquisti saranno al sicuro, mentre in qualità di amministratore dell’account avrai visibilità sulle scelte e sulle spese di ciascuno di essi.
3. Crea elenchi: Per facilitare il processo di riacquisto, crea diversi tipi di elenchi al fine di migliorare l’efficienza e promuovere acquisti aziendali intelligenti.
4. Ottieni informazioni sulle spese: Visualizza i dati di spesa attraverso dashboard e report personalizzabili o preimpostati per monitorare i progressi nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.
5. Unisciti a Business Prime: Grazie ad Amazon Business Prime puoi ottenere grandi vantaggi per la tua azienda, tra cui consegne rapide e gratuite, termini di pagamento flessibili e molto altro.

Inoltre, un account acquisti riservato alle aziende consente di usufruire di maggiori vantaggi, come l’accesso a un maggior numero di categorie rilevanti per l’azienda e a prezzi migliori, rendendolo conveniente per la tua attività. Inoltre, è importante educare il team all’importanza di separare gli acquisti aziendali dagli account personali, stabilendo linee guida chiare sui rimborsi spese e sull'utilizzo delle carte di credito personali. Grazie alle limitazioni definite e a un account aziendale unico, la gestione degli acquisti diventa più semplice, riducendo le ore dedicate alla riconciliazione e alla gestione delle spese.