Il tempo è denaro: un detto che probabilmente tutti conoscono – e che gioca un ruolo importante anche in molte aziende. Ma quanto funziona davvero nella pratica? Come, ad esempio, gli uffici acquisti possono ottimizzare al meglio la gestione del tempo, utilizzando strumenti digitali? E come possono i dipendenti organizzare il proprio lavoro e il proprio tempo in modo che ci sia abbastanza spazio da dedicare ad altri compiti importanti per il business? Quali trucchi e suggerimenti si possono mettere in atto per evitare lo stress e snellire o automatizzare completamente procedure e processi fastidiosi che richiedono in genere molto tempo?

Gli esperti fanno luce sulla gestione del tempo

Nella nuova serie di video “Spend Your Time Right” di Amazon Business, Alessandra Tavella, Responsabile Public Sector di Amazon Business Italia, incontra alcuni esperti per esaminare vari aspetti del tema del tempo e come questo possa essere impiegato diversamente per favorire la crescita non solo dell’azienda, ma anche del suo capitale umano.

Il tema del tempo riguarda le aziende nei più svariati settori quando si tratta di ottimizzare al meglio la gestione delle task, perché questo ha una forte influenza sulla performance. Ad esempio, c'è una mancanza di trasparenza negli acquisti indiretti, cioè quando si acquistano articoli di tail spend, come prodotti per la pulizia, forniture per ufficio o hardware e software: questi processi ci costano tempo e denaro spesso ritenuti inutili. Se i dipendenti non riescono a gestire il proprio tempo in modo sensato, alla fine diminuiscono la soddisfazione personale e il valore aggiunto dell’intera azienda.

I driver dell’efficienza secondo Giuseppe Stabilini

Il professore Giuseppe Stabilini, Associate Professor of Practice di Procurement & Supply Management per SDA Bocconi School of Management, ci porta a valutare il total cost ownership, ossia non solo il prezzo economico di un certo articolo, ma l’intero dispendio di tempo, risorse e denaro che l’acquisto di una semplice penna porta con sé. È partendo da questo concetto che si può realmente parlare di efficienza: bisogna ridurre alcuni asset per dare valore ad altri, ben più importanti ai fini di un’efficacia complessiva da raggiungere. Investimento in digitalizzazione, outsourcing e processi di self buying sono, a parere dell’esperto, i tre driver da tenere a mente e considerare per poter raggiungere un’ottimizzazione massima delle risorse.

La digitalizzazione come sine qua non del procurement: la visione di Daniele Pezzali

Quello della digitalizzazione è un tema che viene espresso come fondamentale anche da Daniele Pezzali, Procurement Consultant per moltissime aziende e PMI italiane. L’esperto, infatti, si espone su come spesso molti dipendenti debbano perdere il proprio tempo prezioso in azioni di operatività estrema, che in genere non richiedono particolari competenze o skill se non quelle di essere celeri nel completamento di esse. Mandare e-mail di conferma, confrontare preventivi, inoltrare l’ordine, sono tutte azioni semplici, che in sé non richiedono molto tempo, ma se sommate su ogni singolo articolo acquistato, possibilmente anche da fornitori diversi, vanno a contribuire enormemente al dispendio di tempo che molti dipendenti si trovano ad affrontare.

Il caso di Eli Lilly

A chiudere questa serie di videointerviste, abbiamo incontrato Simona Forzoni, Procurement Director Indirect Purchases di Eli Lilly and Company, azienda farmaceutica globale con sede a Indianapolis, con uffici in 18 Paesi. I prodotti di questa azienda sono venduti in circa 125 paesi e, in Italia, la Eli Lilly SpA, è controllata al 100% dalla Eli Lilly and Company, ha sede a Sesto Fiorentino. Simona ha condiviso con Niccolò Mazzoni, Head of Strategic Customers di Amazon Business Italia, quella che è stata l’esperienza dell’azienda nel processo di digitalizzazione dei processi di approvvigionamento grazie ad Amazon Business. Oltre all’evidente risparmio di tempo e denaro, uno dei maggiori vantaggi che hanno ottenuto un maggiore controllo degli acquisti indiretti, e un alleggerimento dei carichi per i loro 1300 dipendenti.

Spend your time right

Una serie di video pillole in cui la Responsabile Public Sector di Amazon Business Italia Alessandra Tavella e Niccolò Mazzoni, Head of Strategic Customers di Amazon Business Italia, si confrontano con esperti e clienti di diversi settori su un tema universale, il concetto di tempo: la sua importanza, la sua gestione, le sfide che pone, come risparmiarlo e come spenderlo bene.

Episodio 1: La gestione del tempo è fondamentale per il successo?

In Amazon Business, le nostre soluzioni digitali mirano a rendere i processi di approvvigionamento semplici, efficienti e senza interruzioni per i nostri clienti, rendendoli a loro volta più economici grazie al risparmio di tempo e risorse. Ma non finisce qui. Vogliamo continuare a estendere il nostro supporto al di là del risparmio di tempo e costi. Vogliamo essere coinvolti nella conversazione, avere il polso della situazione ed essere pronti con le soluzioni che i nostri clienti richiedono.

Questa è stata la genesi di Spend Your Time Right, una serie digitale in cui Alessandra Tavella, Responsabile Public Sector di Amazon Business Italia, parla con esperti e clienti di diversi settori su un tema universale: il concetto di tempo: la sua importanza, la sua gestione, le sfide che pone, come risparmiarlo e come spenderlo bene.

Nel primo episodio lanciato oggi, abbiamo voluto incontrare di nuovo Giuseppe Stabilini, un esperto di procurement con cui ci eravamo già confrontati in passato per scoprire insieme come l’approvvigionamento aziendale si sia evoluto nel corso degli anni (l’articolo qui). Oggi Stabilini ricopre il ruolo di Associate Professor of Practice di Procurement & Supply Management per SDA Bocconi School of Management, e dirige il centro di ricerca Procurement Lab, volto allo sviluppo di competenze, per razionalizzare i modelli operativi, per tracciare gli scenari futuri per il management degli acquisti e della gestione dei rapporti di fornitura.

Giuseppe ha trovato due particolari fattori che influenzano le aziende andando a creare una tensione fra scarsità delle risorse e tempo speso delle persone impiegate: ovviamente, la soluzione più semplice al problema di mancata offerta che si combina all’elevata domanda è l’assunzione di nuove risorse. Una soluzione tanto banale quanto ineffettuabile per certe realtà. Dall’altro lato c’è la via di recuperare efficienza attraverso interventi per ridurre il carico di lavoro rispetto alle attività a minor valor aggiunto.

Ma come si raggiunge questa efficienza? Perseguendo tre driver di cambiamento. Qui si introduce il concetto di total cost ownership, ovvero valutare gli assetti e le alternative di fornitura dal punto di vista del costo totale. Da qui nasce tutto, i responsabili degli acquisti – ma non solo loro – devono valutare la soluzione di fornitura non tanto rispetto al semplice prezzo, ma rispetto al costo totale cercando anche di ridurre quella quota di costo e quindi di risorse dedicate ai processi interni.

Episodio 2: L’attenzione al capitale umano e alla corretta formazione dei dipendenti

Nel secondo episodio Alessandra conversa con Daniele Pezzali, consulente di procurement per diverse aziende e PMI italiane, e autore di diversi libri sul tema. Secondo l’esperto, la gestione del tempo non è solo utile per avere successo: è una necessità per permettere alle aziende di investire nella formazione del proprio capitale umano.

Condividendo i suoi consigli su come gestire il tempo in modo efficace, Daniele svela nella tecnologia un enorme alleato. "In un’azienda andiamo a vedere una parte di lavoro, molto importante, che è quella del sourcing, per cui una persona deve negoziare, andare a cercare il prodotto sul mercato, e una parte di approvvigionamento concreto, per cui entrano in gioco tutte quelle questioni amministrative che permettono l’acquisto di un articolo", afferma l'autore, aggiungendo che questa seconda parte di lavoro non richiede alcuna competenza specifica,ed è quindi uno spreco di tempo per una risorsa che ad oggi deve essere altamente formata per identificare e anticipare le necessità della propria azienda.

Il procurement, per sua natura, si basa sull'aumento dell'efficienza, sulla produttività e sul successo. La gestione del tempo è una componente cruciale di tutto questo, che aiuta i professionisti del procurement a organizzare e pianificare a un livello fondamentale per aumentare l'efficacia della loro strategia generale. In altre parole, i nostri livelli di produttività sono direttamente collegati alla nostra gestione del tempo, e per questo possono avere un impatto anche sulle performance generali dell’azienda per cui operiamo.

Episodio 3: Decentralizzazione = Responsabilizzazione dei dipendenti

Eli Lilly and Company, è un’azienda farmaceutica globale con sede a Indianapolis, con uffici in 18 Paesi. I prodotti di questa azienda sono venduti in circa 125 paesi e, in Italia, la Eli Lilly SpA, è controllata al 100% dalla Eli Lilly and Company, ha sede a Sesto Fiorentino. In Italia ci sono 1.300 dipendenti, suddivisi tra la filiale commerciale e una sede produttiva tecnologicamente avanzata. In questo episodio di Spend Your Time Right, Niccolò Mazzoni, Head of Strategic Customers di Amazon Business Italia, ha chiesto a Simona Forzoni, Procurement Director Indirect Purchases di Eli Lilly, di raccontare la propria esperienza da quando l’azienda ha deciso di affidarsi ad Amazon Business per la gestione del proprio approvvigionamento aziendale.

Per Eli Lilly molti acquisti indiretti hanno una grande valenza dal punto di vista strategico e di evoluzione del business, per cui l’azienda aveva un particolare bisogno di poter racchiudere tutta la tail spend in report dettagliati, per averne maggiore controllo e visibilità. Grazie all’introduzione di Amazon Business la decentralizzazione degli acquisti è diventata in poco tempo un’opportunità da sfruttare invece che un problema da gestire. Oltre a una migliore responsabilizzazione dei dipendenti, questi hanno avuto accesso alla piattaforma dall’interfaccia semplice e intuitiva, dimezzando i tempi persi nell’operatività e non dovendosi più preoccupare di processi di approvazione lunghi e macchinosi, grazie all’automatizzazione di tutte queste mansioni.