Trasformare gli acquisti per le organizzazioni no profit

Alcuni aspetti, come la visibilità e l'efficienza, sono sfide che tutte le organizzazioni affrontano nelle loro pratiche di approvvigionamento. Le entità no profit, tuttavia, si confrontano con un'altra serie di considerazioni specifiche.

“Le organizzazioni devono massimizzare l'impatto di ogni euro e dimostrare che quasi il 100% delle risorse viene utilizzato direttamente al servizio della loro mission, piuttosto che per le operazioni dell'organizzazione”, afferma Lisa Walker, Supply Chain and Network Operations Practice di Deloitte. Per quanto necessari, questi obblighi possono tuttavia impedire alle organizzazioni no profit di apportare miglioramenti sostanziali alle loro funzioni di approvvigionamento.

“A volte è difficile giustificare un investimento per migliorare le capacità che, alla fine, potrebbero effettivamente restituire di più alla mission”, afferma lei. “Ciò include gli investimenti in tecnologie digitali, che aiutano a migliorare l'efficienza e l'efficacia della spesa, o in servizi gestiti che consentono di accedere a capacità, tecnologie, persone e competenze di prim'ordine.”

Il valore dietro allo scopo

Al di là dei semplici risparmi sui costi, l'approvvigionamento moderno ha il compito di assicurarsi che i fornitori di un'azienda siano in linea con i valori principali, che si tratti di diversità dei fornitori, sostenibilità o altro. Questo imperativo è ancora più evidente nel settore no profit, “dove le organizzazioni sono guidate da una mission e comprendono come essa si rifletta nei fornitori che scelgono”, afferma Brent Griffith, managing director di Deloitte. “Essere in grado di capire come guidare una base di approvvigionamento diversificata, trovare fornitori locali che sostengono la comunità e monitorare la sostenibilità dei loro fornitori rappresenta un aspetto particolarmente importante per le organizzazioni no profit.”

Grazie a un'ampia esperienza di lavoro con le principali organizzazioni senza scopo di lucro che si occupano di sanità pubblica e di veterani, Sean Ullman, Senior Account Executive per il settore No profit di Amazon Business, ha individuato i potenziali vantaggi dell'allineamento degli acquisti con lo scopo ultimo dell'ente.

“Storicamente, la responsabilità si è sempre fermata al momento della donazione, ma non è necessario che sia così”, spiega lui. “Le organizzazioni no profit possono moltiplicare l'investimento una tantum assicurandosi che ci sia un piano di approvvigionamento strategico che individui i fornitori in linea con la mission, ad esempio le aziende di proprietà dei veterani, per le organizzazioni non profit che si occupano di veterani, o le aziende locali per le banche alimentari della comunità.”

Questa combinazione di responsabilità fiscale e valori definisce la mission complessiva di un'organizzazione no profit in termini di spesa.

“È necessario che le organizzazioni siano in grado di dimostrare che fanno acquisti dai fornitori più allineati con i propri valori e obiettivi, in modo da poter garantire la migliore gestione della spesa”, afferma Walker. Questo è uno dei motivi per cui esperti come Walker e Griffith concordano sul fatto che le organizzazioni no profit, che spesso si trovano ad affrontare budget ridotti e personale limitato, devono utilizzare strumenti digitali che forniscano una reale trasparenza e benefici misurabili per adempiere efficacemente alle loro mission.

Trovare la soluzione giusta è fondamentale.

Amazon Business, ad esempio, offre alle organizzazioni no profit l'accesso a prezzi competitivi su milioni di prodotti, consentendo di accedere a venditori preferenziali e allineati ai valori: in questo modo si riduce il rischio reputazionale e si mantengono l'efficienza e il controllo dei costi. “La flessibilità è fondamentale per responsabilizzare e consentire ai dipendenti di prendere decisioni d'acquisto efficaci”, afferma Ullman.

La possibilità di stabilire standard e politiche consente alle organizzazioni no profit di bilanciare le considerazioni basate sui costi con quelle basate sui valori e di lavorare per massimizzare entrambe. “Il dipendente può scegliere i prodotti che desidera. Mantiene la flessibilità di scegliere tra i prezzi disponibili sul mercato, ma l'organizzazione no profit può stabilire le proprie politiche”, spiega Ullman. “Amazon Business fornisce la visibilità che consente di modellare i comportamenti.”

Strumenti per le organizzazioni no profit

Gli acquisti digitali possono anche essere uno strumento fondamentale per aiutare le organizzazioni no profit a soddisfare le esigenze di conformità con le politiche di acquisto interne, consentendo di abbinare i dati ai progetti e fornendo informazioni sulla destinazione della spesa. “È necessario disporre di un'analisi della spesa di qualità per sostenere e comprovare l'efficacia della gestione”, afferma Walker.

Secondo Ullman, Amazon Business soddisfa queste esigenze grazie a una serie di funzionalità progettate tenendo conto della conformità. “Per ogni sovvenzione ci sono qualifiche diverse e quindi aspettative diverse in materia di acquisti”, spiega lui. “Possiamo aiutare le organizzazioni no profit a definire le politiche con la funzionalità a pagamento Guided Buying di Business Prime che consente ai dipendenti di acquistare nel rispetto dei parametri stabiliti per le sovvenzioni e le donazioni, che spesso hanno vincoli stringenti.”

Ullman precisa, inoltre, che le organizzazioni no profit possono ricevere i vantaggi di Business Prime a varie tariffe scontate e, in più, a chi cerca i vantaggi di una linea di credito estesa per esigenze di flusso di cassa, Amazon Business offre un credito con termini di pagamento vantaggiosi. Considerando che la maggior parte dei dipendenti ha familiarità con l'esperienza di acquisto su Amazon, l'adozione diventa un'esperienza intuitiva e semplice.

Secondo Ullman, Amazon Business aiuta i consigli di amministrazione delle organizzazioni no profit a svolgere il loro fondamentale compito. “I membri ricoprono molti ruoli ugualmente importanti. Guidano l'organizzazione e il successo della sua mission, oltre a fungere da donatori individuali e da sostenitori della mission per motivare gli altri a investire”, sostiene lui. “Complessivamente, la responsabilità fiduciaria dell'organizzazione ricade sulle loro spalle.”

Se si cerca di soddisfare questi obblighi senza considerare gli acquisti, Ullman ritiene che si perda un'opportunità vitale. “In sede di discussione del bilancio annuale con la dirigenza dell'organizzazione no profit, i membri del consiglio di amministrazione dovrebbero includere il tema di Amazon Business come parte di una soluzione completa e olistica per il risparmio sui costi”, afferma lui.

Pubblicato originariamente sul Wall Street Journal.