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Università di Siena
La necessità di strumenti efficaci e intuitivi per ottimizzare gli acquisti ha convinto Università di Siena ad adottare Amazon Business
Una realtà storica
Università di Siena da centinaia di anni si occupa della formazione di giovani, offrendo corsi e laboratori adatti a formare le più diverse competenze. L’Università di Siena è una delle università più antiche in Italia, e ha sviluppato un forte senso di innovazione e adattamento al cambiamento. Motivo per cui, con l’arrivo della pandemia da Covid-19 e le conseguenti chiusure, l’Università non si è fatta da parte, ma si è subito adoperata per trovare un giusto compromesso fra il garantire una continuità nello studio per gli iscritti, e la salvaguardia della loro sicurezza, anche nei difficili momenti di reperimento dei più basilari dispositivi di protezione.
Nonostante il periodo storico, l’Università ha continuato a registrare un aumento nel numero di immatricolazioni, soprattutto a causa del disincentivo che vedeva le Università del Nord Italia come le più colpite dall’epidemia, un fattore che ha portato molti giovani a scegliere altre sedi.
L’aumento di studenti e la volontà di mantenere un servizio di didattica adeguato agli standard e alle aspettative di tutti, ha portato l’Università di Siena a introdurre Amazon Business fra i suoi processi di approvvigionamento, innanzitutto per poter usufruire di tutti i vantaggi offerti dal servizio Amazon per aziende e professionisti, e anche per adeguarsi alle nuove regole della Didattica a Distanza.
Le sfide da affrontare
Nell’abbracciare e intraprendere la strada della didattica a distanza, l’Università di Siena ha quindi dovuto rivedere molti dei suoi processi, che da anni si fondavano su una presenza continua e attiva degli studenti in aula, per non parlare degli uffici e dei laboratori, anch’essi costretti a chiusura e quindi all’interruzione quasi totale dei servizi.
Nel rispetto degli obblighi legali, l’Università di Siena si è innovata: le procedure sono diventati più flessibili, accelerando la trasformazione digitale, sia in termini di processi, sia come mind set dei dipendenti.
La necessità di avere strumenti facili e intuitivi da utilizzare ha spinto l’università di Siena ad adottare Amazon Business, che in un’unica vetrina dà accesso a milioni di prodotti, offre la possibilità di razionalizzare, semplificare, e soprattutto sveltire i processi di acquisto, raccolta e analisi dei dati in ambito procurement.
“Amazon Business ci ha permesso di migliorare il nostro processo di acquisto rispetto al passato. La nostra realtà vuole essere moderna, e quindi diversa, ed è fatta di controlli e di verifiche. Il nostro obiettivo era quindi trovare un sistema che ci aiutasse a mantenere un alto livello di gestione, innovare i processi, e accelerare la trasformazione verso il digitale.” - Fabio Semplici, Head of Procurement, Conventions and Heritage Division Università di Siena.
Una criticità del settore dell’istruzione superiore è quella della difficoltà di avere un processo decisionale unitario e veramente programmatorio, in quanto un’università fatta di dipartimenti, di ricerche e di didattica si trova spesso ad avere numerosi centri di acquisto, con requisiti e necessità totalmente diverse. Ogni centro effettua i propri acquisti in autonomia. Di conseguenza alla fine del mese risulta difficoltoso riunire tutti i costi e avere un totale delle spese sostenute.
“La digitalizzazione dei nostri processi di approvvigionamento si è rivelata una mossa vincente per molti motivi, che vanno oltre il vantaggio primario del risparmio di tempo e costi. Avere uno store online che contenga tutto il necessario è stato sicuramente di grande aiuto, e ora che stiamo gradualmente riaprendo le nostre aule, possiamo confermare che Amazon Business è un ottimo alleato, viste anche l’attenzione alla sostenibilità e la tipologia di acquisti offerti."
— Fabio Semplici, Head of Procurement, Conventions and Heritage Division Università di Siena.
Il percorso verso la trasformazione digitale
Siena è stata una delle prime Università in Italia a servirsi delle funzionalità di Amazon Business e ha subito potuto riscontrare non solo i vantaggi comuni a tutti gli utenti con un account Amazon – rapidità e semplicità nel fare un ordine, tempestività nelle consegne ed economicità degli articoli proposti – ma anche dei benefici spesso non tangibili come la visibilità e il controllo continuo su tutti gli acquisti, che ha permesso ad Università di Siena di verificare l’effettivo risparmio, in termini di tempistiche e costi, dei processi di approvvigionamento.
Inoltre, la familiarità dell’interfaccia ha reso superfluo effettuare processi di definizione di nuove task e di formazione di addetti all’approvvigionamento. Nonostante la consapevolezza delle diverse necessità che sarebbero emerse da una struttura così eterogenea come quella universitaria, fatta di centri di costo differenti e dislocati, il passaggio a un nuovo sistema si è svolto in maniera molto celere e senza particolari problematiche, così agevolando l’adozione di processi automatizzati.
Ad oggi, sono 233 i dipendenti che hanno accesso alle funzionalità di Amazon Business, e che comprano prodotti per 14 diversi dipartimenti di studi, e quattro centri di ricerca.
