Che cos’è l’e-procurement?

L’e-procurement è il processo attraverso cui le aziende acquistano prodotti e servizi da altre aziende su Internet. Si tratta di un progresso rispetto all’approvvigionamento tradizionale, che da tempo si affida ad approcci manuali e di tipo cartaceo per connettere le aziende con fornitori che offrono beni e servizi per le loro operazioni. 

Le aziende possono sfruttare l’e-procurement per automatizzare le attività laboriose e dispendiose in termini di tempo, preservando al contempo la precisione operativa. Con l’e-procurement, le aziende possono aumentare l’efficienza dei propri processi, risparmiare denaro e migliorare la sicurezza dei dati all’interno di una soluzione unica e facile da utilizzare. 

Come funziona l’e-procurement? 

I metodi tradizionali di approvvigionamento si affidano a processi in formato cartaceo per gestire i contratti e acquistare beni o servizi, ma spesso faticano a tenere il passo nei settori dinamici e a supportare le aziende che desiderano scalare le proprie operazioni. 

Ma ora, grazie alla moderna tecnologia dell’e-procurement, le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione, possono sperimentare efficienza operativa, riduzione del rischio e molto altro nell’intero processo di approvvigionamento. Ecco come:

Selezione dei fornitori

L’e-sourcing (quando i responsabili degli acquisti raccolgono un elenco di potenziali fornitori per poi ridurlo progressivamente) è il primo passo nel processo di e-procurement. In questa fase, l’e-procurement mette a dura prova il processo di valutazione standard con carta e penna. 

Una soluzione digitale aiuta gli stakeholder a individuare e valutare i potenziali fornitori in modo da cercare le offerte solo tra le opzioni più compatibili. Sono inoltre in grado di gestire facilmente un’asta digitale, o “e-auction”, nel corso della quale fornitori e responsabili degli acquisti fanno offerte per accaparrarsi i migliori affari su servizi e materiali. Un processo più efficiente consente ai responsabili degli acquisti di raggiungere più rapidamente la fase di negoziazione dei contratti. 

Negoziazione dei contratti

Dopo aver completato il loro breve elenco di potenziali fornitori, le aziende accettano le loro offerte. Molte aziende chiamano questa fase “e-tendering”. 

Una soluzione di e-procurement conserva tutta la comunicazione e la documentazione che vengono scambiate tra responsabili degli acquisti e fornitori, e posiziona i fornitori uno di fianco all’altro per consentire un confronto diretto delle loro offerte e dei termini contrattuali proposti.

Poiché gli strumenti di e-procurement garantiscono alle aziende totale trasparenza nel confronto dei fornitori, esse possono sfruttare l’offerta di un fornitore per negoziare un contratto più favorevole con un altro fornitore. Le negoziazioni proseguono fino a quando entrambe le parti sono concordi riguardo a termini, tariffe e durata del contratto. 

Acquisto di beni o servizi

La fase successiva del processo di e-procurement è l’“e-ordering”. Durante questa fase, l’azienda acquista beni o servizi dal catalogo online del fornitore. 

L’automazione dell’e-procurement costituisce una risorsa in questa fase, poiché elimina i colli di bottiglia nelle approvazioni manuali. Le aziende utilizzano uno scambio elettronico di dati per agevolare gli automatismi che approvano le richieste di acquisto, inviano ordini di acquisto ai fornitori e abbinano le fatture dei fornitori agli ordini. Il risultato? Processi efficienti con rischio di errore minimo. 

Gestione dei fornitori

Infine, le aziende devono monitorare la conformità contrattuale dei fornitori e valutare il rischio continuo della collaborazione. Però gli audit manuali dei fornitori sono dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errori, soprattutto se un’azienda deve coordinare diversi contratti con i fornitori. 

L’e-procurement consente alle aziende di condurre questi controlli dei fornitori in modo automatico e accurato. I responsabili degli acquisti possono valutare se collaborare con questi fornitori attuali sia ancora nel migliore interesse della loro azienda e raccogliere informazioni approfondite da una gestione completa del fornitore, il che permette loro di rimanere agili e competitivi. 

Quali sono i vantaggi dell’e-procurement?

Le aziende che implementano processi di e-procurement possono sfruttarli in modo efficace per promuovere la crescita aziendale, unitamente a questi ulteriori vantaggi che si estendono a tutte le loro operazioni:

Maggiore efficienza

L’e-procurement accelera le operazioni interne delle organizzazioni attraverso processi digitali e automazioni. Il miglioramento di efficienza e accuratezza permette alle aziende di risparmiare tempo prezioso ed energia, garantendo loro maggiore capitale di esercizio da reinvestire in altre parti dell’attività.

Maggiore visibilità di acquisto 

L’e-procurement fornisce alle aziende una visione ad ampio spettro dei propri dati di acquisto. Queste metriche consentono loro di scoprire opportunità di risparmio, come ad esempio consolidare gli ordini simili da team diversi nell’azienda, e sfruttare al meglio ogni euro speso.

Legami con i fornitori più forti

Le soluzioni di e-procurement rivestono un ruolo fondamentale nell’aiutare le aziende a creare relazioni di qualità con i fornitori. Processi veloci e affidabili accrescono la fiducia di un fornitore in un’azienda, e legami più forti con i fornitori riducono il rischio e preparano il terreno per contratti più redditizi. 

Le sfide dell’e-procurement 

L’e-procurement ha forti vantaggi, ma l’implementazione di un nuovo processo di approvvigionamento elettronico può presentare sfide uniche che le aziende devono considerare prima di prendere la decisione finale: 

Dipendenza dalla tecnologia

L’e-procurement è una soluzione basata sulla tecnologia. In caso di guasto, possono verificarsi problemi con i processi e le verifiche approfondite. Quando si investe in una soluzione di e-procurement, per ridurre al minimo il rischio è necessario sceglierne una che si sia guadagnata la reputazione di essere stabile e sicura.

Potenziali colli di bottiglia

Strumenti di e-procurement robusti offrono un’ampia varietà di opzioni di personalizzazione che generano grandi quantità di dati. Provare ad analizzare e comprendere tutte queste informazioni potrebbe sovraccaricare il processo di approvazione e verifica di un’azienda, con conseguente rallentamento dell’intero processo e spreco di tempo e denaro. 

Complessità e integrazione

Implementare nuovi processi aziendali di approvvigionamento elettronico richiede tempo e pazienza. Inoltre, non tutti i sistemi sono compatibili. È importante scegliere una soluzione che si integri con una vasta gamma di strumenti di approvvigionamento.

Per chi è adatto l’e-procurement? 

Possono godere dei vantaggi dell’implementazione dell’e-procurement aziende di qualsiasi dimensione e settore, ma le industrie seguenti potrebbero trarre i benefici più significativi:

Assistenza sanitaria e non profit

L’assistenza sanitaria è la più vasta area dell’intera spesa pubblica di approvvigionamento, secondo l‘Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE). Per questo motivo è fondamentale che l’assistenza sanitaria e le organizzazioni non profit dispongano di processi di approvvigionamento in grado di supportare le loro esigenze.

L’e-procurement aiuta i responsabili acquisti di questi settori ad accelerare l’attività di sourcing, accedere a diverse opzioni di fornitura, aumentare la trasparenza e ridurre l’onere amministrativo preservando al contempo la conformità alle rigide normative del settore.

Negli ultimi anni il processo di approvvigionamento è diventato ancora più complesso con il passaggio al lavoro da remoto, e gli amministratori ora hanno bisogno di accedere alle soluzioni di approvvigionamento anche quando si trovano fuori ufficio. L’e-procurement agevola tutto ciò consentendo ai leader dell’assistenza sanitaria e delle non profit di coordinare l’approvvigionamento in modo efficiente ovunque si trovino.

Queste sono alcune delle principali priorità dell’approvvigionamento:

• Semplificare la ricerca e la gestione dei fornitori per promuovere relazioni durature
• Ampliare i sistemi di networking per mitigare il rischio di interruzioni della supply chain
• Migliorare i processi operativi per una maggiore efficienza mantenendo il controllo sulle spese
• Prendere decisioni di grande impatto basate sui dati che guidano gli acquisti e la pianificazione dei budget per incrementare la sostenibilità finanziaria

Enti governativi

Molti enti governativi gestiscono normative complesse riguardo all’approvvigionamento. Per snellire questo processo, l’e-procurement consente ai responsabili degli acquisti di visualizzare e confrontare le potenziali offerte e filtrarle in funzione dello stato di certificazione. Questo consente agli enti di qualsiasi dimensione di trovare una gamma più ampia di fornitori per realizzare un maggiore risparmio sui costi mantenendo al contempo la conformità.

Queste sono le quattro principali priorità dell’approvvigionamento per gli enti governativi:

• Aumentare la visibilità degli acquisti, effettuare acquisti esenti da imposte e gestire le autorizzazioni senza ostacoli
• Utilizzare lo shopping comparativo e competitivo per esaminare gli articoli uno accanto all’altro e prendere decisioni consapevoli e convenienti 
• Supportare le aziende locali scoprendo e acquistando facilmente i loro prodotti o servizi su una soluzione intuitiva
• Aumentare la diversificazione dei fornitori per supportare una strategia di gestione del rischio e creare resilienza contro le interruzioni della supply chain

Settore manifatturiero e industriale

Le imprese nel settore manifatturiero e industriale spesso devono affrontare sfide normative e della supply chain. I responsabili degli acquisti devono ottimizzare la propria spesa per preservare il budget, sia per acquistare materie prime che macchinari. Di solito è finanziariamente più vantaggioso ordinare all’ingrosso, quindi le aziende necessitano di fornitori in grado di soddisfare questa esigenza. 

Attraverso l’ottimizzazione dei propri processi di approvvigionamento, le aziende del settore manifatturiero e industriale possono rispondere alle richieste dei clienti, aggirare le potenziali interruzioni delle forniture e generare entrate per aumentare il capitale a disposizione. 

Queste sono alcune delle priorità più importanti per le imprese industriali e manifatturiere:

• Tenere il passo con i mutevoli comportamenti dei consumatori grazie a dati completi sugli acquisti e le prestazioni per restare competitive e all’avanguardia 
• Tenere traccia dei cambiamenti nelle normative globali e nazionali relative alla supply chain e prendere decisioni basate sui dati per gestire il rischio
• Creare solide relazioni con i fornitori per velocizzare i processi, tagliare i costi e aprire le porte a contratti più favorevoli in futuro
• Ottenere visibilità sugli acquisti per effettuare gli ordini all’ingrosso in modo preciso a prezzi scontati senza produrre costi di mantenimento

Istruzione (dalla scuola materna a quella superiore, fino all’istruzione universitaria) 

L’e-procurement per l’istruzione consente maggiori risparmi sia in termini di tempo che denaro. I responsabili degli acquisti per l’istruzione ottengono una maggiore visibilità sugli acquisti, il che consente loro di controllare i costi e rispettare il budget. 

I processi di acquisto automatizzati permettono inoltre ai docenti, al personale scolastico e agli amministratori di ottenere le forniture di cui hanno bisogno per facilitare l’istruzione degli strumenti senza dover gestire i requisiti complessi delle richieste.

Queste sono alcune delle principali opportunità di approvvigionamento nel settore dell’istruzione: 

• Ottenere le forniture in modo più rapido e gestire meglio il budget con prezzi e sconti sulle quantità esclusivi
• Far risparmiare tempo agli amministratori attraverso l’impostazione di limiti di spesa per ridurre il rischio di spese non programmate e l’implementazione di restrizioni di categoria per mantenere la conformità
• Dotare le facoltà e il personale di strumenti di acquisto online e processi di approvazione delle richieste di acquisto facili da utilizzare
• Ottenere una visione ad ampio spettro della spesa dell’intera organizzazione e utilizzare strumenti di reporting in tempo reale per ottimizzare il flusso di cassa
• Raggiungere gli obiettivi di acquisto responsabile attraverso l’acquisto strategico di prodotti con certificazioni di sostenibilità e da aziende locali

Viaggi e ospitalità

Le aziende del settore dei viaggi e dell’ospitalità devono essere sempre un passo avanti rispetto ai loro ospiti, anticipando le loro esigenze e rispondendo alle tendenze dell’industria. Una soluzione di e-procurement centralizzata garantisce a queste aziende mezzi efficienti e agili per acquistare i beni e servizi di cui hanno bisogno per servire i propri clienti e prevedere i desideri degli ospiti. 

Sempre più clienti desiderano vedere impiegate pratiche più ecologiche, quindi le aziende devono pensare a quale impatto abbiano le loro operazioni sull’ambiente e sviluppare strategie per rendere più sostenibili le loro attività, inclusi i fornitori che utilizzano per l’approvvigionamento di beni.

Queste sono alcune delle preoccupazioni principali relative all’approvvigionamento per il settore dei viaggi e dell’ospitalità:

• Mantenere un capitale di esercizio sufficiente per compensare le perdite economiche dovute a alterazioni economiche o del settore
• Scoprire opportunità per adottare pratiche aziendali più sostenibili e trovare fornitori che abbiano adottato pratiche a basso impatto ambientale
• Ridurre le spese insidiose analizzando i dati relativi alle spese e creando politiche e procedure interne più trasparenti
• Adottare misure finanziarie e di sicurezza informatica per proteggere i dati sensibili dell’azienda e degli ospiti
• Creare relazioni di qualità con fornitori affidabili che consentano alle aziende di soddisfare le esigenze degli ospiti in modo creativi e innovativi

Attività commerciali 

Con i metodi tradizionali di approvvigionamento i responsabili degli acquisti delle attività commerciali hanno maggiori difficoltà a effettuare acquisti basati su dati precisi e con una visione adeguata sulle opzioni dei fornitori. Inoltre, le attività commerciali spaziano dai negozi di abbigliamento alle caffetterie, quindi ognuna di esse affronta sfide uniche. Eppure, l’e-procurement è una soluzione perfetta per tutte. 

Pensiamo a un ristorante che deve orinare le scorte con precisione per evitare gli sprechi ma che, al contempo, desidera lavorare con fornitori sostenibili. I responsabili degli acquisti hanno bisogno di una visione approfondita dei loro processi interni per regolare le tempistiche degli ordini in modo ottimale, unitamente a un confronto dettagliato dei fornitori in modo da poterne scegliere uno i cui valori siano in linea con i propri. Le soluzioni di e-procurement danno ai responsabili degli acquisti la possibilità di prendere decisioni critiche basate sui dati che, in definitiva, li aiutano a servire meglio i clienti e a generare entrate.

Queste sono alcune delle priorità più importanti per le aziende commerciali:

• Individuare le opportunità di risparmio sui costi attraverso una visibilità migliorata sulle spese in un’interfaccia intuitiva
• Scoprire e confrontare prodotti e fornitori alternativi per migliorare la gestione della supply chain e ridurre il rischio
• Creare un elenco di fornitori già controllati e opzioni di consegna per effettuare acquisti all’ingrosso, in modo che le aziende possano soddisfare la domanda crescente e attrarre nuovi clienti
• Ottenere prezzi competitivi e una selezione completa dei fornitori procurandosi offerte e dati sulle prestazioni dei fornitori per negoziare contratti favorevoli

Tipologie di software di e-procurement 

Le attuali strategie di approvvigionamento prevedono molto più di semplici tagli sui costi. Le aziende devono cercare nuove opportunità per eseguire le operazioni in modo efficiente, migliorare le relazioni con i fornitori e navigare la volatilità economica. Per farlo, possono selezionare una soluzione di e-procurement completa oppure optare per applicazioni singole.

Queste solo le tipologie di software di e-procurement più comuni:

• Gestione delle spese
• Aste online per fornitori
• Gestione del ciclo di vita dei contratti
• Conti passivi e fatturazione
• Gestione dei fornitori
• Magazzino o inventario

Le aziende che optano per strumenti di e-procurement monofunzionali hanno maggiori probabilità di pagare di più per il software oppure di pagare per funzionalità “duplicate”. In alternativa potrebbero scegliere un software source-to-pay o procure-to-pay, che è una soluzione end-to-end che elimina il rischio di pagare eccessivamente il software oppure di creare inutilmente processi complessi.

Le migliori pratiche dell’e-procurement

Il successo dell’adozione del software di e-procurement dipende dalla capacità di un’azienda di implementare le seguenti migliori pratiche:

• Sfruttare l’automazione per semplificare i processi
• Eseguire regolarmente le analisi delle spese
• Stabilire quali stakeholder siano responsabili di ogni fase del processo
• Integrare la soluzione di e-procurement nei sistemi esistenti
• Eseguire verifiche del software e apportare modifiche per garantirne la precisione
• Scegliere un software di e-procurement intuitivo per un’adozione senza intoppi
• Garantire visibilità sull’intero processo in tutta l’azienda

Un’analisi approfondita dello stato dell’approvvigionamento a livello globale

Una recente ricerca Amazon Business ha rivelato che ottimizzare i costi e aumentare l’efficienza rimangono alte priorità per l’approvvigionamento, ma anche che fare acquisti nel rispetto dei valori aziendali continua a crescere di importanza.

I responsabili degli acquisti privilegiano ancora il coinvolgimento dei fornitori omnicanale (e, in alcuni casi, solo online). Secondo il Report sullo stato dei dati di spesa 2025 di Amazon Business: 

• Il 32% dei responsabili decisionali dell’approvvigionamento segnala come rischio principale per le loro operazioni nel 2025 le alterazioni o i ritardi nella supply chain
• Il 23% degli intervistati ha citato la riduzione della spesa come l’area a cui vorrebbero che le proprie organizzazioni assegnassero la massima priorità per l’anno seguente
• Il 47% dei responsabili decisionali afferma che l’efficienza e la complessità delle operazioni pongono le sfide più importanti per i propri processi di approvvigionamento
• Il 17 percento dei leader senior dell’approvvigionamento ha citato come sfida esterna comune per le operazioni i fornitori che non sono in grado di supportare l’approvvigionamento digitale

Esplora le integrazioni principali con Amazon Business 

Le soluzioni di e-procurement e le integrazioni di partner di Amazon Business incoraggiano l’acquisto ottimizzato e sono semplici da configurare e utilizzare. Le aziende dispongono di varie opzioni in termini di modalità di connessione dei propri sistemi di approvvigionamento con Amazon Business, e i responsabili degli acquisti e i team di approvvigionamento percepiranno subito i vantaggi di un processo più efficiente.