Capita
Capita è un'azienda di consulenza per software e servizi digitali che opera nel Regno Unito, in Europa, in India e in Sudafrica. Con oltre 61.000 dipendenti in più di 260 aziende e sei divisioni, Capita realizza soluzioni innovative e semplifica i contatti tra aziende e clienti. Nota soprattutto come outsourcer per il governo del Regno Unito, l'azienda sta ampliando la propria offerta di servizi, sia internamente sia tramite acquisizioni.
La necessità di creare una soluzione di acquisto più ottimizzata e scalabile
In Capita esistono due metodi di pagamento per le spese di periferiche IT a basso valore: il team di approvvigionamento gestisce le richieste d'acquisto provenienti da tutte e sei le divisioni e dalle numerose società del gruppo, oppure i team locali possono acquistare da fornitori pre-approvati senza il coinvolgimento del team di approvvigionamento. In passato, questo ha comportato difficoltà nel gestire richieste last minute per acquisti di basso valore e nel definire un inventario condiviso da tutte le aree. Ogni richiesta prevedeva l'approvazione di un ordine d'acquisto (PO) prima di poter procedere, con un costo stimato per l'azienda di 75 sterline per PO e un tempo medio di 17 giorni per completare l'intero processo, dall'ordine alla ricezione del prodotto.
Un impulso ad accelerare l'adozione delle piattaforme digitali
La pandemia di COVID-19 ha posto Capita di fronte a sfide impreviste nella continuità dell'approvvigionamento per clienti e stakeholder interni. Ha anche accelerato l'adozione di piattaforme digitali, come i marketplace B2B, per ridurre i tempi di approvvigionamento, garantire prezzi competitivi e assicurare la conformità finanziaria. La pandemia ha anche evidenziato la necessità di metodi di pagamento centralizzati che eliminassero l'obbligo di approvazione dei PO.
Essendo un'azienda di grandi dimensioni con più sedi, la soluzione doveva essere in grado di scalare sia per i clienti che per gli stakeholder interni, rispettando al contempo i processi di conformità finanziaria. Come spiega Shahzad Saleem, Direttore degli acquisti presso Capita: "Come Direttore degli acquisti, sto valutando di passare a piattaforme digitali in grado di offrire un servizio migliore ai nostri clienti pur rimanendo competitivi in termini di costi."
Durante la pandemia, quando la domanda e i prezzi di articoli come DPI e forniture IT sono aumentati, Capita aveva bisogno di una soluzione che consentisse di acquistare ciò che serviva mantenendo al contempo la conformità in relazione ai processi di acquisto e ai costi.
Emergenza a parte, la strategia di approvvigionamento di Capita per il 2020 mirava ad accrescere il valore offerto dal team. Per raggiungere l'obiettivo, era essenziale eliminare dai compiti quotidiani gli acquisti transazionali a basso valore. In questo modo i category manager senior potevano concentrarsi su attività strategiche come gestire le relazioni con i principali fornitori, avviare rapporti con nuovi fornitori e seguire opportunità di rinnovo. Questo ha generato ulteriori risparmi nel 2020, ma soprattutto ha permesso di impostare la strategia per il 2021.
Trarre vantaggio da notevoli risparmi in termini di costi e tempo
Capita ha introdotto Amazon Business nel settembre 2020, inizialmente rendendolo disponibile al team acquisti centrale che gestisce gli ordini per i 45.000 dipendenti nel Regno Unito. Con l'introduzione di una nuova strategia, che integra l'approvvigionamento digitale e l'utilizzo delle carte d'acquisto, l'azienda è riuscita a offrire risultati migliori sia ai clienti sia agli stakeholder interni. Come afferma Shahzad Saleem: "Passare ad Amazon Business per gli acquisti ha permesso al mio team di categoria di concentrarsi maggiormente sulle priorità strategiche relative all'approvvigionamento anziché lasciarsi ostacolare dalle spese di basso valore."
Adottando Amazon Business per gli acquisti di periferiche IT di spesa marginale, Capita ha ottenuto notevoli risparmi in termini di tempo e costi già nei primi sei mesi:
- Ha ridotto i costi del processo di approvvigionamento di oltre 225.000 sterline, eliminando la necessità di gestire manualmente gli ordini d'acquisto.
- Ha risparmiato il 32% sull'acquisto di 12.800 cuffie rispetto alla rete di distributori, con un risparmio di circa 110.000 sterline.
- Ha ridotto i tempi di acquisto dell'82%, passando da una media di 17 giorni a soli tre.
Un esempio concreto del beneficio per i clienti è stato riscontrato poco prima di Natale, quando il Fire & Rescue Service del Regno Unito ha richiesto l'aggiornamento delle attrezzature da palestra in 17 sedi del Regno Unito. La richiesta è arrivata il 20 dicembre e, nonostante alcune limitazioni legate alle consegne presso sedi governative protette, già il 21 dicembre è stato raggiunto un accordo con il team del Fire & Rescue Service e tutti gli acquisti sono stati effettuati lo stesso giorno. Grazie a Business Prime, le consegne sono avvenute entro due giorni lavorativi e i prodotti erano in sede, pronti per l'uso, il 24 dicembre. Capita ha ricevuto ottimi feedback non solo dal Fire & Rescue Service, ma anche dai team operativi interni, che hanno sottolineato la semplicità del processo dall'inizio alla fine.
Per il 2021, Capita ha fissato due priorità per ampliare i benefici di Amazon Business, ottimizzare ulteriormente i processi e incrementare i risparmi in termini di tempo e costi: 1) Attivare le funzionalità di single sign-on (SSO) per consentire l'estensione a tutti i dipendenti e team; 2) ampliare le categorie adottate, passando dalle periferiche IT a tutte le spese marginali. Con l'introduzione dell'SSO, gli acquisti potranno essere decentralizzati pur mantenendo i controlli finanziari integrati in modo automatico e tracciabile.
Inoltre, i feedback degli utenti parlano da soli, come sottolinea Suraj Naik, Direttore delle operazioni di approvvigionamento: "Le opinioni dei team operativi e dei clienti interni sono state molto positive e il giudizio è unanime: estremamente facile da usare e da capire."
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