Tate Galleries
Tate è una rete che riunisce quattro delle più grandi gallerie d'arte del Regno Unito, ossia Tate Britain, Tate Modern, Tate Liverpool e Tate St. Ives in Cornovaglia, e ospitano opere d'arte moderna e contemporanea britannica e internazionale.
Le gallerie sono gestite in parte mediante finanziamenti governativi e in parte con i proventi della vendita dei biglietti e delle quote associative. Di conseguenza, l'organizzazione ha una serie di esigenze specifiche, che a loro volta determinano una serie di requisiti di approvvigionamento unici.
Con 1.500 dipendenti in totale, sono molte le persone coinvolte nel processo di approvvigionamento per Tate, appartenenti a sedi, team e reparti diversi.
Identificare la necessità di cambiamento
Con più sedi in varie parti del Paese, Tate ha scoperto che ogni team operava in modo diverso per quanto riguarda gli acquisti. I vari team acquistavano merci da fornitori differenti, in luoghi diversi, senza un quadro o un sistema di rendicontazione collettivo o centralizzato.
La visibilità delle spesa era dunque un problema: la panoramica di ciò che veniva acquistato, di quanto era stato ordinato rispetto a ciò che effettivamente veniva consegnato e di quali articoli erano esauriti in un dato momento era limitata.
Senza una linea di rendicontazione chiara o una politica di acquisto in atto, questa modalità di acquisto era diventata difficile da gestire e non forniva il livello di trasparenza necessario per operare in modo efficiente.
Di conseguenza, i reparti amministrativi dedicavano una grande quantità di tempo a tentare di comprendere e ricostruire il processo di acquisto nel suo complesso.
Creare efficienza e risparmiare tempo
Tate ha una serie di esigenze molto specifiche, per cui ogni team ha necessità di prodotti diversi: dal lavoro con i visitatori in occasione di eventi e conferenze alle attività con i bambini durante le visite scolastiche, fino alle esigenze quotidiane come arredi e articoli di cancelleria. Tate aveva bisogno di un unico fornitore centrale in grado di soddisfare queste esigenze variegate.
Ha deciso di adottare la soluzione Amazon Business in tutta l'organizzazione per semplificare i processi di approvvigionamento e fornire ai propri dipendenti una soluzione di acquisto facile da usare.
Grazie alla familiarità con l'esperienza di utilizzo delle soluzioni Amazon, Tate è riuscita a integrare facilmente diversi team; questo le ha permesso di introdurre rapidamente politiche di best practice, ed è stata in grado di assicurarsi un fornitore centrale affidabile per una vasta gamma di prodotti.
L'adozione di un nuovo modo di fare acquisti
Con l'adozione di Amazon Business, l'organizzazione è riuscita a comprendere meglio le esigenze di acquisto dei diversi team, grazie all'ampia selezione di prodotti disponibili. Ciò ha incrementato l'efficienza del processo di acquisto, perché in un unico posto ha trovato tutti i fornitori per i suoi numerosissimi requisiti.
Nell'ultimo anno, Tate ha tratto ulteriori benefici da Business Prime poiché è stata in grado di garantire ai dipendenti gli articoli necessari per lavorare in modo efficace e confortevole da casa.
Date le dimensioni dell'organizzazione, Tate ha trovato molto utile l'integrazione con il sistema single sign-on (SSO) in tutti i team. Si tratta di un'integrazione di facile adozione che offre a tutti i responsabili acquisti all'interno dell'organizzazione un accesso sicuro e con un solo clic ad Amazon Business, limitando qualsiasi rischio per la sicurezza.
Consigli per altre organizzazioni che desiderano adottare Amazon Business?
"Consiglierei di integrare completamente la soluzione, poiché offre vantaggi evidenti e semplifica notevolmente i processi", afferma Declan.
Declan aggiunge che è importante coinvolgere gli stakeholder prima di lanciare un nuovo processo e diffonderlo a tutta l'organizzazione. Il supporto del reparto IT sarà un ottimo strumento per garantire di ottenere il massimo dalla propria esperienza. Se un'azienda sta cercando di ridurre il tempo dedicato all'amministrazione degli acquisti, consolidarli in un'unica fonte centrale è la strada da seguire.
L'organizzazione ha scoperto che i vantaggi e la pratica dell'utilizzo di Amazon Business si sono rivelati un'esperienza molto vantaggiosa per tutte le parti coinvolte.
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