Amazon Business: La storia di successo di The Prince's Trust
Panoramica
The Prince's Trust è un'organizzazione benefica britannica fondata dal Principe Carlo nel 1976. Uno degli obiettivi dell'organizzazione, fautrice di una serie di iniziative ad alta ricaduta, è aiutare i giovani di età compresa tra gli 11 e i 30 anni provenienti da contesti svantaggiati a completare gli studi, acquisire nuove competenze, ottenere un impiego e avviare un'attività in proprio.
Proprio per supportare queste ultime due iniziative, la ricerca di un lavoro e l'avviamento di un'attività imprenditoriale, l'organizzazione ha esigenze molto particolari e variegate in materia di approvvigionamento di prodotti: dall'acquisto di abiti adeguati per chi deve partecipare a un colloquio di lavoro all'approvvigionamento degli articoli di base per avviare un'attività, come ad esempio i kit per la manicure per una giovane che aspira ad aprire un salone di bellezza.
Come per molte organizzazioni nel settore benefico, il Covid ha alterato il modo di operare dell'ente, per esempio spostando nella sfera digitale molte delle interazioni che prima avvenivano di persona.
L'impatto della pandemia ha offerto al team di approvvigionamento la possibilità di esercitare un'influenza positiva attraverso le modalità di acquisto e di generare risparmi sui costi per l'organizzazione, in un momento in cui i finanziamenti sono più importanti che mai.
L'identificazione di un'opportunità per ottimizzare il processo di approvvigionamento
Fino a poco tempo fa, gli articoli estremamente vari di cui The Prince's Trust necessitava per le sue iniziative venivano acquistati estemporaneamente, cosicché non c'era alcuna visibilità delle spese, complicando la comprensione e la rendicontazione degli acquisti. Crescendo, il team aveva identificato questa debolezza e cercava un modo per risolverla.
Alcune delle sue esigenze principali erano gestire e monitorare con efficacia le spese marginali, così come riuscire a creare un processo di autorizzazione per garantire che non venissero effettuate spese non autorizzate e non allineate con le sue consegne e strategie.
Data la varietà dei prodotti che acquistava in modo occasionale, aveva bisogno di un "punto vendita unico" in grado di fornirgli il maggior numero possibile degli articoli necessari.
Oltre a reperire i prodotti necessari, il team voleva avere la possibilità di controllare i pagamenti e di garantire che tutti gli acquisti fossero validi, necessari per l'organizzazione e in linea con i suoi contratti di sovvenzione.
L'impatto dell'ottimizzazione digitale
Verity White, Responsabile dell'approvvigionamento, decise di trovare una soluzione che rispondesse alle esigenze specifiche dell'organizzazione, offrisse una maggiore visibilità sugli acquisti e riducesse il carico di lavoro, permettendo di dedicare quel tempo ad altre iniziative.
La familiarità d'uso del marketplace per i clienti Amazon combinata con la capacità di Amazon Business di rispondere alle esigenze di acquisto B2B dell'organizzazione ha reso facile la scelta.
Sotto il profilo amministrativo, la scelta di un'unica piattaforma per acquistare la grande varietà di prodotti necessari in qualsiasi momento ha semplificato l'adozione da parte dei dipendenti.
Inoltre, tutti i dipendenti, a prescindere dalla loro ubicazione, adesso seguono un medesimo processo: ciò riduce il rischio di acquisti fraudolenti e permette di gestire in modo efficace le spese marginali.
Utilizzando la funzionalità Guided Buying di Amazon Business, adesso Verity e il suo team possono definire dei guardrail per i prodotti che possono e non possono essere acquistati. Ciò ha ridotto in modo significativo il tempo dedicato alla rendicontazione e alla gestione manuale delle spese ad hoc.
"Per noi sta andando tutto liscio", afferma Verity. La vasta selezione di fornitori in un unico posto riduce il tempo e la fatica di provare a individuare fornitori affidabili o di ottenere più preventivi per singoli articoli, perché tutto questo si può ottenere con un semplice clic su Amazon Business.
Un'altra priorità di The Prince's Trust era dimostrare come spende il proprio denaro, trattandosi di un ente benefico che riceve sovvenzioni statali.
L'accesso immediato a questo tipo di informazioni, con la possibilità di scaricare le fatture IVA direttamente dal proprio account, ha semplificato la rendicontazione del modo in cui viene utilizzato il denaro, dei destinatari e della sede delle spese.
Grazie al tempo risparmiato utilizzando un'unica fonte centrale, il prossimo progetto dell'organizzazione sarà quello di analizzare i dati registrati nell'account per vedere quali prodotti sono i più richiesti dai dipendenti. Queste informazioni le permetteranno di prendere decisioni di approvvigionamento più informate in futuro, come la standardizzazione degli articoli e l'impiego di cataloghi online di prodotti.
Nuove opportunità per il futuro
Il feedback dei dipendenti di The Prince's Trust è stato decisamente positivo: molti di essi affermano che Amazon Business li ha aiutati a superare gli ostacoli con cui si confrontavano e ha lasciato loro più tempo da dedicare ad altri progetti.
"Il passaggio ad Amazon Business ci ha assicurato la piena visibilità in termini di spese marginali. È semplicissimo: otteniamo le forniture di cui abbiamo bisogno, possiamo tenere traccia della supply chain e delle spese marginali e riusciamo a gestire l'intero processo di approvvigionamento in modo molto più efficace.
Il team di approvvigionamento dell'organizzazione cresce anno dopo anno e uno dei suoi obiettivi principali è continuare a lavorare per instaurare un'esperienza di approvvigionamento completamente digitale.
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