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Come costruire una solida strategia di gestione dei rischi
Scopri i passaggi che ti aiuteranno a garantire che la tua azienda sia resiliente di fronte a improvvisi cambiamenti del settore, modifiche normative o interruzioni della supply chain.
Chiunque effettui acquisti per conto di un'azienda si imbatte in rischi in ogni fase del processo di approvvigionamento, dagli errori umani o interruzioni dei fornitori fino a improvvisi cambiamenti del mercato. Di conseguenza, i team addetti all’approvvigionamento si trovano ad affrontare potenziali battute d’arresto operative che ostacolano la loro capacità di produrre e generare fatturato. È essenziale sviluppare una strategia di gestione dei rischi negli approvvigionamenti per affrontare queste problematiche.
Un processo di gestione dei rischi efficace monitora ogni aspetto, dalle operazioni interne, come la verifica che i dipendenti acquistino da fornitori contrattuali, alle influenze esterne, come le interruzioni nella supply chain di un fornitore primario. Si tratta di un piano di emergenza che attenua i rischi mantenendo al contempo la conformità nell’intero processo di approvvigionamento. Con le giuste intuizioni e i giusti suggerimenti, puoi elaborare una strategia di gestione dei rischi negli approvvigionamenti che protegga la tua attività da costose interruzioni.
Tipi di rischi negli approvvigionamenti
I rischi più comuni negli approvvigionamenti rientrano in quattro categorie principali. Quando analizzi i rischi delle tue operazioni, è necessario adottare una visione olistica, riconoscendo che le minacce possono provenire sia dall’interno che dall’esterno dell’azienda.
Rischi legati ai fornitori
I fornitori devono adempiere alla loro parte di contratto per garantire il regolare svolgimento della produzione interna. Se subiscono un’interruzione nella supply chain e non riescono a completare una spedizione, il problema potrebbe avere ripercussioni sulle tue operazioni. Ecco perché la gestione dei fornitori è così importante.
Le aziende con una gestione scadente dei fornitori non hanno la capacità di individuare potenziali rischi o lacune nelle prestazioni. Se non è possibile analizzare le prestazioni di consegna di un fornitore, è difficile determinarne l’affidabilità come partner della supply chain.
Un modo per ridurre al minimo il rischio legato a questo tema è quello di assicurarsi fornitori secondari in grado di soddisfare le proprie esigenze qualora il fornitore principale non sia in grado di farlo. La diversificazione dei fornitori è diventata una pratica standard per le aziende che mirano a rafforzare la propria supply chain, soprattutto in settori rivolti al pubblico come le organizzazioni no profit. Tuttavia, senza una chiara visibilità sui fornitori più vulnerabili, è difficile individuare con precisione dove siano necessari fornitori secondari di riserva.
Mantenere la trasparenza end-to-end nel processo di approvvigionamento aiuta a individuare i fornitori più efficienti per le proprie esigenze in ogni momento.
Rischi di mercato
Eventi esterni come conflitti internazionali, disastri naturali e pandemie comportano rischi per la supply chain globale. Anche i cambiamenti improvvisi nella domanda dei clienti possono danneggiare la salute finanziaria di settori come quello manifatturiero o dei viaggi.
Questi rischi di mercato interrompono i processi interni, limitando l’accesso ai beni e ai servizi necessari per gestire la tua azienda. A causa della scarsità di approvvigionamenti, potresti riscontrare carenze di materie prime, ritardi significativi nella consegna delle merci e costi maggiori. Poiché questi fattori di rischio sono al di fuori del controllo della tua azienda e dei tuoi fornitori, è essenziale effettuare previsioni e mitigare i rischi regolarmente per ridurre al minimo i costosi contrattempi.
Rischi di non conformità
La non conformità comprende tutto: dalle frodi ai contratti con i fornitori gestiti male, che possono creare notevoli difficoltà alle aziende. Nei settori altamente regolamentati come quello sanitario e quello governativo, le organizzazioni devono anche considerare ulteriori livelli di regolamentazione della conformità. Per mantenere l’integrità operativa è fondamentale rispettare sia le normative esterne sia le politiche interne.
Tuttavia, mantenere la conformità non è sempre un processo semplice. Le norme e i regolamenti possono cambiare senza preavviso, rendendo difficile tenersi aggiornati. Il mancato rispetto degli standard di conformità specifici del tuo settore non solo ti espone al rischio di multe e sanzioni, ma può anche causare danni alla reputazione, rendendo più difficile assicurarti fornitori affidabili e di alta qualità.
Rischi operativi
I sistemi, le politiche o i processi che interrompono o ritardano le operazioni aziendali possono aumentare i rischi per il piano di approvvigionamento di un’azienda. Tra i colpevoli più comuni rientrano tecnologie disgiunte che creano colli di bottiglia, processi manuali soggetti a errori che portano a inefficienze operative e requisiti complessi che allungano i tempi di approvazione delle richieste.
Poiché la tecnologia assume un ruolo sempre più importante nell’approvvigionamento, la sicurezza informatica deve rimanere al primo posto. Poiché le aziende archiviano dati finanziari e dei clienti sensibili nei sistemi software, devono dotare i team addetti all’approvvigionamento di soluzioni che offrano misure di sicurezza affidabili per i dati.
Anche la trasparenza gioca un ruolo cruciale nella riduzione dei rischi operativi. I dipendenti che non hanno visibilità sui fornitori approvati e sulle politiche di acquisto di un’organizzazione hanno maggiori probabilità di commettere errori quando effettuano ordini. Una trasparenza insufficiente può aumentare la spesa non conforme, ovvero gli acquisti al di fuori delle politiche stabilite e dei fornitori approvati, con conseguenti costi più elevati e problemi di conformità inattesi.
Fasi per sviluppare una strategia completa di gestione dei rischi negli approvvigionamenti
Segui questi quattro passaggi per creare una strategia fondamentale di gestione dei rischi negli approvvigionamenti.
Passaggio 1: Identificazione dei rischi
Inizia eseguendo un’analisi dei rischi sulle tue operazioni attuali. Cerca di aggregare tutti i fattori di rischio, compresi quelli che potrebbero già disporre di una rete di sicurezza funzionante, per ottenere una visione completa dei rischi complessivi della tua azienda.
Per aiutare a scoprire questi rischi, è necessario raccogliere dati sugli acquisti da tutta l'azienda. Organizzare discussioni con le parti interessate per comprendere le loro aree problematiche chiave e analizzare il mercato attuale per individuare possibili minacce esterne. Un numero crescente di aziende ha iniziato a sfruttare l’IA per identificare i rischi della supply chain.
Concludi il primo passaggio stilando un elenco completo dei potenziali rischi.
Passaggio 2: Valutazione dei rischi e definizione delle priorità
Ora valuta l’entità dei rischi per ogni elemento della tua lista, determinando la probabilità che si concretizzino in base alle tue operazioni attuali e alla situazione del mercato. Ricordati di considerare la responsabilità finanziaria, tenendo conto del costo potenziale di ciascun rischio per l’azienda.
La seconda parte di questa fase consiste nel dare priorità ai rischi identificati in base alla loro valutazione, in modo da poter affrontare per primi quelli che comportano il maggiore impatto finanziario e operativo. Può anche essere utile identificare quali rischi è possibile mitigare con soluzioni rapide, come la centralizzazione dell’approvvigionamento tramite software, e quali necessitano di una manutenzione più a lungo termine, come lo sviluppo di solide relazioni con i fornitori.
Passaggio 3: Applicazione di strategie di mitigazione dei rischi
Una volta compresi quali rischi, utilizza i seguenti approcci per aiutare la tua azienda a ridurre i rischi nell’approvvigionamento.
Diversificazione dei fornitori
Dipendere da un solo fornitore principale ti espone a rischi in caso di interruzioni. Al contrario, diversificare i tuoi fornitori offre alternative affidabili per l'approvvigionamento. Un'attenta analisi e implementazione della diversificazione dei fornitori può minimizzare l'impatto di eventuali interruzioni sulla tua attività, garantendo continuità operativa.
Gestione dei contratti con i fornitori
Una gestione efficace dei contratti con i fornitori inizia dall'analisi approfondita del mercato e delle opzioni disponibili. La raccolta e il confronto di diverse offerte ti permetterà di rafforzare la tua posizione durante le negoziazioni, ottenendo così condizioni più vantaggiose. Il processo si conclude con la definizione di un accordo scritto chiaro e dettagliato, che deve specificare tempi di consegna, standard di servizio e procedure per la gestione degli imprevisti, garantendo così una solida base per una collaborazione di successo.
Oltre all’accordo iniziale, è fondamentale monitorare anche i contratti attivi. Esamina regolarmente le prestazioni dei fornitori per assicurarti che rispettino il contratto e tieni traccia delle date di scadenza dei contratti, in modo da avere il tempo di finalizzare un nuovo accordo senza rischiare una costosa interruzione delle operazioni in corso.
Automazione del processo di approvvigionamento
La dipendenza dell’approvvigionamento tradizionale dai processi cartacei aumenta il rischio di errori umani e di colli di bottiglia operativi. L’automazione dell’approvvigionamento semplifica aspetti quali l’approvazione delle richieste, la generazione degli ordini d’acquisto e l’elaborazione delle fatture; il tutto garantendo la conformità alle politiche e ai budget aziendali.
L’automazione non solo si traduce in operazioni più efficienti, ma aumenta anche la fiducia dei fornitori nella tua attività, aiutandoti a creare relazioni più solide che potrebbero tradursi in contratti più vantaggiosi.
Sicurezza informatica e protezione dei dati
I software di approvvigionamento sollevano preoccupazioni in merito alla sicurezza dei dati e alla sicurezza informatica. Per proteggere le informazioni riservate, scegli una tecnologia dotata di solide funzionalità di sicurezza che soddisfi gli standard di conformità. È inoltre una buona scelta collaborare con fornitori che adottano precauzioni simili per garantire la protezione dei dati end-to-end.
Passaggio 4: Monitoraggio e revisione continui
La tua strategia di gestione del rischio deve evolversi in base ai cambiamenti del settore e alle tue esigenze. Per mantenere la conformità e soddisfare al contempo la domanda dei clienti è necessario effettuare valutazioni periodiche dei rischi operativi e finanziari.
Un monitoraggio continuo aumenta la consapevolezza delle influenze che potrebbero avere un impatto negativo sulle tue operazioni, evitando di farti cogliere di sorpresa. Una strategia di gestione del rischio adeguata è agile e flessibile, garantendo che la tua azienda sia resiliente e risponda rapidamente ai primi segnali di interruzione.
Come sfruttare Amazon Business per la gestione del rischio
Amazon Business adotta misure importanti per ridurre l’incertezza, garantendo agli acquirenti e ai team di approvvigionamento la massima tranquillità nella gestione degli ordini e della supply chain.
Verifica dei fornitori e conformità
Amazon Business offre una piattaforma affidabile che connette acquirenti con un'ampia rete di fornitori certificati. I venditori possono mostrare le proprie credenziali aziendali e certificazioni, permettendo ai responsabili acquisti di valutare e selezionare i partner più adatti alle loro specifiche esigenze. Con centinaia di migliaia di venditori disponibili, la piattaforma facilita la diversificazione dei fornitori, elemento cruciale per una strategia di approvvigionamento robusta e flessibile.
Vantaggi di analisi avanzate, reporting ed e-procurement
Per mitigare il rischio sono necessari i dati. Analisi affidabili svelano le operazioni interne, rivelando vulnerabilità e opportunità per rafforzare la resilienza organizzativa.
Le analisi in tempo reale di Amazon Business aggregano i dati sugli acquisti e sulle prestazioni per informare la tua strategia di approvvigionamento. La centralizzazione dell’approvvigionamento in un’unica soluzione migliora la visibilità sulle spese, facilitando l’individuazione delle aree soggette a spese non conformi o violazioni normative. Le funzionalità di reporting forniscono una panoramica competitiva che migliora il processo decisionale e riduce i rischi.
Soluzioni flessibili di pagamento e approvvigionamento
Amazon Business offre ai responsabili acquisti opzioni di pagamento flessibili, tra cui la fatturazione, che consente agli utenti di rispettare i termini della fattura entro 30 giorni senza accumulare interessi o commissioni.
Le opzioni di pagamenti flessibili aiutano a liberare capitale circolante, con un impatto positivo sui profitti e consentendo alla tua azienda di rimanere competitiva. Con un maggiore controllo sulle spese e più contanti a disposizione, si acquisisce una maggiore capacità di affrontare le sfide finanziarie.
Integrazione perfetta con i sistemi di approvvigionamento esistenti
L’integrazione dei tuoi sistemi di approvvigionamento esistenti con Amazon Business può apportare vantaggi personalizzati in base alle esigenze della tua azienda. Puoi usare Punchout per acquistare tramite il tuo sistema di acquisto con accesso ai prodotti Amazon Business, oppure puoi optare per Punch-in, dove fai acquisti su Amazon Business ma effettui il pagamento tramite il sistema di e-procurement della tua azienda. Queste e altre opzioni di acquisto semplificano il processo di approvvigionamento, riducendo le inefficienze e migliorando i processi.
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Una strategia di gestione dei rischi negli approvvigionamenti agile e completa è essenziale per aiutare i responsabili dell’approvvigionamento e i responsabili acquisti a mitigare efficacemente i rischi. Con Amazon Business puoi rafforzare il tuo approccio aumentando la visibilità degli acquisti, diversificando i fornitori e integrando controlli di conformità automatizzati.
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