Le principali strategie utilizzate dalle organizzazioni per aumentare i risparmi sugli acquisti e migliorare l'efficienza

In un panorama aziendale competitivo come quello odierno, i team di approvvigionamento devono affrontare una pressione crescente per ridurre i costi, migliorare l'efficienza e raggiungere gli obiettivi di sostenibilità. Le organizzazioni di qualsiasi dimensione, dalle piccole imprese alle grandi aziende internazionali, stanno trovando modi innovativi per rivoluzionare i loro processi di approvvigionamento e creare percorsi di acquisto aziendali più strategici.

Implementando strumenti e strategie di e-procurement avanzati, le aziende snelliscono i processi e fanno risparmiare tempo prezioso ai dipendenti. I team di approvvigionamento ottengono informazioni di spesa più accurate, che consentono di consolidare i fornitori, massimizzare le economie di scala e identificare gli acquisti non necessari.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di organizzazioni che hanno trasformato con successo le loro pratiche di approvvigionamento:

AECOM: Ottimizzazione della tail spend e riduzione delle fasi di processo

Con 87.000 dipendenti in tutto il mondo, l'azienda di ingegneria globale AECOM si è rivolta ad Amazon Business per risolvere i problemi legati alla tail spend.

Un gran numero di dipendenti spendeva cifre significative su Amazon per articoli quali cancelleria e forniture IT, con oltre 80 dipendenti che acquistavano quattro o cinque articoli al mese attraverso i loro account Amazon personali.

Gli acquisti venivano effettuati su carte virtuali e ogni articolo doveva essere riconciliato singolarmente con una fattura di Amazon. In totale, il processo di acquisto comportava 16 azioni in nove fasi diverse, con un notevole dispendio di tempo per dipendenti, manager e personale contabile.

AECOM ha deciso di portare tutti gli acquisti nella sua piattaforma di approvvigionamento Coupa, nella quale avrebbe incorporato Amazon Business come opzione di punchout. In questo modo i dipendenti avrebbero continuato a beneficiare dell'esperienza familiare di Amazon, acquistando allo stesso tempo articoli in linea con la politica aziendale da fornitori approvati, utilizzando la funzione Guided Buying (a pagamento).

Il nuovo sistema ha portato a notevoli risparmi in termini di efficienza: il numero di azioni necessarie per l'acquisto di articoli è stato ridotto da nove a cinque, mentre il tempo necessario per effettuare gli ordini e riconciliare le fatture si è ridotto di oltre il 70% grazie alla funzione Visibilità sulle Spese.

AECOM ha anche beneficiato della consegna gratuita associata all'iscrizione a Business Prime, che secondo le stime fa risparmiare oltre 20.000 sterline all'anno.

Vision Multi Academy Trust: Semplificare la gestione delle fatture e risparmiare tempo

Con oltre 1.200 bambini provenienti da tutta la regione di Greater Manchester che ne frequentano le scuole, Vision Multi Academy Trust ha un fabbisogno significativo di cancelleria e altri articoli essenziali.

Tuttavia, l'impegno amministrativo associato a questi acquisti di basso valore ma di grande volume può essere significativo, e il team finanziario di Vision Multi Academy Trust aveva bisogno di operare nel modo più efficiente possibile.

Il Trust si è rivolto alla funzione Pagamento posticipato su fattura di Amazon Business, che consente ai clienti idonei di ricevere una fattura mensile. “Se si acquista una confezione di penne o di articoli di cancelleria da 4 sterline e si riceve un'unica fattura una volta al mese, invece di ricevere una fattura ogni volta che si effettua l'acquisto, che può essere centinaia di volte, si risparmia parecchio tempo”, afferma Darren Cosgrove, responsabile finanziario di Vision Multi Academy Trust. “E questo è un aspetto a cui tengo molto”.

Inoltre, l'organizzazione ha lavorato con Amazon Business per identificare i fornitori preferiti, stabilire flussi di lavoro approvati e centralizzare i conti, assicurando di poter beneficiare di prezzi più efficaci e consegne più rapide grazie a processi di approvazione migliorati.

Il Trust sta ora valutando la possibilità di ottenere ulteriori risparmi sui costi attraverso le spese all'ingrosso, che può aiutare le organizzazioni a ottenere prezzi migliori quando acquistano un numero maggiore di articoli di valore superiore. “Abbiamo già introdotto i tablet per i nostri bambini”, dice Cosgrove. “Il prossimo passo sarà fornire a ogni bambino una penna per tablet. Siamo interessati a vedere come possiamo risparmiare tempo e denaro con ordini in blocco per questo tipo di articoli”.

Università di Nottingham Trent: Aumentare la sostenibilità attraverso l'approvvigionamento locale

Nell'ambito del suo obiettivo di diventare a impatto zero entro il 2040, la Nottingham Trent University utilizza Amazon Business per migliorare i suoi sforzi di sostenibilità. Il sistema dà priorità ai fornitori locali nella ricerca dei prodotti, riducendo le emissioni di carbonio delle consegne e sostenendo l'economia locale.

“Gli studenti vogliono frequentare università che prendono sul serio la sostenibilità”, afferma Claire Davies, responsabile degli acquisti sostenibili della Nottingham Trent University. “Abbiamo selezionato i fornitori dell'East Midlands affinché risultino primi nella ricerca dei prodotti. Questo ci permette di sostenere l'economia locale e di ridurre le emissioni di carbonio diminuendo la quantità di chilometri percorsi”.

L'università si è avvalsa anche di certificati di sostenibilità, in modo che le persone possano vedere i benefici che ne derivano.

Gordon Food Service: Migliorare il controllo e sostenere le iniziative per la diversità

Il controllo degli acquisti non autorizzati da parte di fornitori non gestiti è stata la forza trainante per il distributore di servizi alimentari Gordon Food Service. “Avevamo molti fornitori senza accordi e Amazon Business è stata in grado di aiutarci a identificare queste categorie e a mettere in atto maggiori controlli”, afferma Jeff Howard, responsabile di categoria per gli acquisti indiretti di Gordon Food Service.

La collaborazione con Amazon Business ha inoltre garantito che i dipendenti potessero acquistare solo da fornitori controllati e conformi ai criteri di diversità, equità e inclusione (DEI). “La possibilità di contrassegnare alcuni articoli che soddisfano i nostri criteri DEI e renderli visibili ai nostri utenti è fondamentale”, afferma Howard.

L'azienda ha anche beneficiato di migliori funzionalità di reporting, che le hanno permesso di approfondire le spese e di identificare ulteriori aree in cui è possibile consolidarle o eliminarle.

Sfide e tendenze future

Se da un lato le nuove soluzioni di approvvigionamento offrono numerosi vantaggi, dall'altro le organizzazioni devono essere preparate ad affrontare potenziali sfide durante la fase di implementazione, come la gestione dei cambiamenti e l'integrazione dei sistemi. Tuttavia, i vantaggi a lungo termine nell’ambito di efficienza, risparmio economico e approvvigionamento strategico spesso superano questi ostacoli iniziali.

In prospettiva, le tendenze dell'approvvigionamento indicano una crescente attenzione alla sostenibilità, alla diversità dei fornitori e al processo decisionale basato sui dati. Le organizzazioni in grado di sfruttare efficacemente queste tendenze vedranno probabilmente continui miglioramenti nei processi e nei risultati di approvvigionamento.

Pubblicato originariamente su Money.it.