Smart Business Buying: Un approccio strategico alla crescita e all’efficienza

Con l’evoluzione delle aziende, cambiano anche le aspettative nei confronti dei team di approvvigionamento. Gli attuali responsabili dell’approvvigionamento non si concentrano più esclusivamente sul risparmio sui costi, ma contribuiscono anche a plasmare il modo in cui le aziende crescono, semplificano i processi e sfruttano al meglio le risorse limitate. La chiave per sbloccare questo valore? Adottare un approccio strategico. Che si tratti di sanità, istruzione o scienze biologiche, aziende come Achieve Together, The White Horse Federation e Bayer stanno riconsiderando il modo in cui l’approvvigionamento può creare un valore tangibile in tutta l’azienda.

Il ruolo dell’approvvigionamento nella crescita aziendale

Per molte aziende, i sistemi preesistenti e i processi manuali rallentano il progresso. L’approvvigionamento strategico sposta l’attenzione dall’applicazione di controlli rigidi all’abilitazione di decisioni più intelligenti e rapide. Si tratta di semplificare la complessità, migliorare la trasparenza e costruire le giuste partnership per attivare un impatto a lungo termine.

Sanità: Strutturare un ambiente decentralizzato

Achieve Together, uno dei principali fornitori di servizi di assistenza del Regno Unito, ha dovuto affrontare una sfida significativa: una spesa frammentata e incontrollata. Con migliaia di transazioni individuali con carta di credito avvenute ogni anno e una visibilità limitata tra i team, non esisteva un meccanismo centrale per la supervisione, la standardizzazione o il risparmio sui costi.

Per risolvere il problema, l’azienda ha implementato un processo di approvvigionamento standardizzato supportato da Pagamento posticipato su fattura e da Fatturazione da Amazon. Questa transizione ha ridotto la dipendenza dagli acquisti personali e occasionali, ha introdotto la fatturazione mensile e ha consentito al team di approvvigionamento di ottenere piena visibilità sulle spese aziendali.

I responsabili dell’assistenza locale sono ora in grado di procurarsi articoli essenziali in modo rapido ed efficiente, da una lista consolidata di prodotti approvati, garantendo così il supporto al personale e aiutando l’organizzazione a risparmiare tempo e budget.

Istruzione: Abilitare un approvvigionamento conforme e agile

Alla White Horse Federation, che sovrintende a più di 30 scuole nel sud-ovest dell’Inghilterra, il passaggio all’approvvigionamento strategico è stato un percorso graduale ma di grande impatto. All’inizio, l’organizzazione ha dovuto affrontare una serie di sfide: richieste di rimborso spese incontrollate da parte degli insegnanti, transazioni in più valute, costi di transazione elevati e mancanza di visibilità e controllo della spesa. In molti casi, i processi di acquisto non erano conformi o difficili da verificare.

Questi problemi hanno reso evidente la necessità di un approccio più strutturato e scalabile, che supportasse sia l’agilità nelle scuole sia l’allineamento con le norme sull’approvvigionamento nel settore pubblico. Attraverso un’implementazione graduale, la Federazione si è mossa verso un sistema di acquisti centralizzato e conforme. L’integrazione dei suoi sistemi con Punchout e l’incorporazione dei flussi di lavoro di approvazione hanno contribuito a stabilire un modello di governance chiaro, riducendo al contempo gli attriti per il personale sul campo. L’approvvigionamento non è più solo un meccanismo di controllo, ma un facilitatore strategico. Indirizza la spesa anziché limitarla e aiuta a garantire che gli insegnanti abbiano gli strumenti di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

Farmaceutica: Semplificare l’approvvigionamento attraverso un modello basato sulla fiducia

In Bayer, azienda farmaceutica e di scienze biologiche a livello mondiale, l’approvvigionamento si è tradizionalmente concentrato sulla riduzione del rischio, ma a scapito di velocità e flessibilità. Consapevole di ciò, l’azienda ha lanciato l’iniziativa Freedom to Spend Smartly, che ha spostato il potere decisionale più vicino ai team con competenza in materia.

Invece di richiedere approvazioni iniziali, il nuovo modello ha introdotto un monitoraggio ex post, consentendo ai dipendenti di prendere decisioni di acquisto immediatamente, con controlli di conformità effettuati dopo la transazione. Questo approccio ha contribuito a ridurre i colli di bottiglia, a migliorare la soddisfazione dei dipendenti e a creare lo spazio necessario affinché l’approvvigionamento si concentrasse su iniziative strategiche.

Vantaggi come Guided Buying possono supportare cambiamenti come questo, evidenziando i fornitori preferiti e applicando restrizioni di categoria, garantendo visibilità sull’approvvigionamento senza ostacolarlo. 

Caratteristiche di Smart Business Buying

Le aziende che adottano strategie di Smart Business Buying spesso presentano cinque caratteristiche chiave:

• Team responsabilizzati: processo decisionale decentralizzato con controlli sulle policy

• Visibilità basata sui dati: informazioni in tempo reale sul comportamento di acquisto e sulle prestazioni dei fornitori

• Sistemi integrati: strumenti di approvvigionamento che riducono l’attrito e supportano la conformità

• Collaborazione con i fornitori: partnership solide che si evolvono con le esigenze aziendali

• Processi agili e intuitivi: interfacce semplici che supportano la produttività e riducono lo sforzo manuale

L’approvvigionamento strategico non consiste nel limitare la spesa, ma nel guidarla. Che si tratti di una casa di cura, di un’aula scolastica o di un laboratorio aziendale, un approvvigionamento più intelligente aiuta i team a operare in modo più efficace, a rispettare le normative e a ottenere risultati migliori per l’organizzazione. Con gli strumenti giusti, la visibilità e le relazioni con i fornitori, l’approvvigionamento può andare ben oltre il controllo dei costi. Diventa un motore chiave di crescita, innovazione e valore a lungo termine.