Citi è una società leader a livello globale nel settore dei servizi finanziari, con 200 milioni di clienti in oltre 160 Paesi e giurisdizioni. Fornisce a consumatori, aziende, governi e istituzioni un’ampia gamma di prodotti e servizi finanziari, tra cui servizi bancari e di credito al consumo, servizi bancari di investimento aziendale, titoli e gestione patrimoniale. La Resource Management Organisation (RMO) di Citi è la sua organizzazione globale di Supply Chain con responsabilità Source to Pay (S2P) per il processo end-to-end del ciclo di vita dei fornitori. Citi ha collaborato con Amazon Business per adottare una soluzione digitale per automatizzare, standardizzare e semplificare il processo di acquisto in un complesso ecosistema in cui gli stakeholder interni e i fornitori effettuino transazioni di più prodotti.

Supportare un ecosistema globale di stakeholder interni e fornitori

La missione di Citi è consentire la crescita e il progresso economico in tutto il mondo. Per raggiungere questo obiettivo, Citi si sforza di creare i migliori risultati per i propri clienti con ingegno finanziario che porti a soluzioni semplici, creative e responsabili. Queste aspettative vengono portate avanti nella gestione della supply chain globale, poiché l’organizzazione RMO di Citi lavora per migliorare le operazioni quotidiane e portare valore collaborando con le diverse unità aziendali di Citi, tra cui l’Institutional Client Group (ICG), la Global Consumer Bank (GCB), l’Enterprise Operations Technology (EO&T) di Citi e le Global Functions.

Negli anni precedenti, l’organizzazione RMO di Citi si è concentrata sulla standardizzazione e l’ampia adozione di una singola soluzione software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP, Enterprise Resource Planning) in 94 Paesi. Questo è stato un investimento fondamentale per garantire sicurezza e solidità in tutta la catena di fornitura. Nel 2016, il passo successivo nell’evoluzione si è concentrato sulla digitalizzazione e l’automazione dei processi manuali che hanno migliorato l’esperienza dell’utente, semplificato i processi di approvvigionamento e rafforzato il quadro di rischio e il controllo associato a una catena di fornitura.

L’obiettivo è sostenere l’azienda migliorando l’esperienza di acquisto interna di Citi con un modello digitale potenziato, offrendo al contempo ai fornitori un ambiente facilmente gestibile. L’RMO si è concentrata sullo sviluppo agile, eliminando i passaggi manuali e considerando tutti i fattori di mitigazione del rischio legati al lavoro in un istituto finanziario altamente regolamentato con leggi diverse in ogni area geografica.

Un viaggio verso la semplificazione della catena di fornitura globale

La sfida numero uno per l’organizzazione RMO di Citi è la standardizzazione globale tra le complessità dell’attività internazionale, specialmente in così tanti Paesi. Le differenze in termini di valuta, legge fiscale, privacy e accesso ai dati transfrontalieri, nonché normative legate all’elaborazione dei pagamenti, variano quando si gestiscono i fornitori in diverse aree geografiche. Ciascuna di queste variabili si traduce in passaggi manuali, aumento del numero di sistemi e punti di potenziale vulnerabilità.

In passato, l’RMO investiva tempo nel controllo dei fornitori e nella creazione di cataloghi, che diventavano rapidamente obsoleti e non erano facili da usare, spesso spingendo gli stakeholder interni ad acquistare al di fuori dei cataloghi per ottenere rapidamente gli articoli. Era anche costoso realizzare eventi di approvvigionamento, acquisire e intrattenere rapporti commerciali con i fornitori. Una volta acqusitati gli articoli, dovevano essere inseriti manualmente nel centro di costo appropriato, con le relative sfide di gestione del budget e della contabilità.

L’inizio con Amazon Business. Dal 2017 Citi collabora con Amazon Business per consolidare i fornitori in un ambiente di acquisto familiare, migliorando l’esperienza degli acquirenti. Inizialmente, l’organizzazione RMO di Citi si è avvalsa di un team centralizzato di Buying Desk che poteva ordinare forniture su Amazon Business per conto degli stakeholder interni. Gli acquisti venivano effettuati su un ordine d’acquisto aziendale o su una carta d’acquisto, e venivano rimborsati attraverso il sistema interno, utilizzando un software per le spese di terzi. Ciò ha concesso al team RMO di Citi la visibilità su aree di spesa che non avevano gestito in precedenza, semplificando al contempo l’attività. Tuttavia, sebbene ciò facilitasse l’acquisto front-end, c’era ancora molto lavoro da fare per migliorare l’esperienza di utenti e fornitori, nonché il processo di acquisto e riconciliazione.

“Gli utenti desideravano un’esperienza semplificata”, ha affermato Guillermo Bambach, Global RMO Source to Contract Process Owner di Citi. “Lavorando con Amazon Business, Citi ha iniziato un percorso per automatizzare completamente ogni transazione, in modo che ogni acquisto sia codificato al centro di costo appropriato, il pagamento sia elaborato e le fasi aggiuntive siano ridotte”.

L’obiettivo di Citi era quello di creare processi end-to-end automatizzati per aumentare l’efficienza globale, selezionando Amazon Business innanzitutto per i processi di acquisto negli Stati Uniti e in Canada, seguiti da progetti pilota nel Regno Unito e in Germania. Citi ha quindi consentito un’integrazione Punchout dal suo ERP ad Amazon Business che le ha consentito di acquistare su Amazon Business utilizzando i sistemi esistenti, consolidando migliaia di fornitori in un unico posto. Il risultato è stata una maggiore efficienza operativa e una semplificazione delle operazioni di acquisto di Citi.

In seguito, Citi ha collaborato con Amazon Business per impostare le politiche di acquisto Guided Buying utilizzando i codici di prodotti e servizi standard delle Nazioni Unite (UNSPSC, United Nations Standard Products and Services Codes), lo standard di settore per i codici su beni e servizi. Ciò ha consentito a Citi di impostare restrizioni su ciò che i dipendenti potevano acquistare su Amazon Business senza revisione ed approvazione manuale, classificando al contempo gli acquisti in linea con i sistemi contabili. Citi ha consentito l’accesso ad Amazon Business come fonte preferita di beni e servizi per tutti i suoi stakeholder interni negli Stati Uniti. Con l’applicazione di queste integrazioni, Citi ha quindi concentrato la propria attenzione sulla creazione di un processo di approvazione, pagamento e riconciliazione completamente automatizzato.

Implementazione di un processo Source to Pay (S2P) completamente automatizzato

Oggi, gli stakeholder interni trovano ciò di cui hanno bisogno su Amazon Business e lo spediscono direttamente dove è necessario. Per ogni transazione, viene generato un numero di carta virtuale una tantum in modo elettronico e sicuro dalla piattaforma di Citi leader del settore delle Carte bancarie, senza coinvolgimento dell’utente. Se rientra nella soglia di importo di acquisto approvata, la transazione è completa, pagata e riconciliata immediatamente, risparmiando tempo che può essere reinvestito dagli utenti in sforzi più strategici. L’unico passaggio aggiuntivo è  il reindirizzamento in automatico a un responsabile approvazioni aggiuntivo se l’importo dell’acquisto supera una soglia stabilita.

Quindi, i dati della carta di credito di livello 3 per ogni transazione vengono forniti elettronicamente al sistema contabile di Citi, fornendo un  livello molto alto di dettaglio per la voce di ogni transazione. Amazon Business fornisce quindi informazioni simili di livello 3 per gli acquisti con la visibilità aggiuntiva. Questi dati ritornano all’ERP di CIti da Amazon Business, attraverso la piattaforma Citi Card.

“La transazione end-to-end è ora completamente automatizzata senza elaborazione manuale: ordini, fatturazione e spese sono completamente automatizzate senza intervento manuale”, ha affermato Bambach. “I dati dettagliati ottenuti da Amazon sugli acquisti effettuati consentono a Citi di arricchire continuamente il programma sia per gli stakeholder che per i fornitori. Citi sta lavorando attivamente a un programma per incoraggiare i fornitori esistenti ad aderire ad Amazon Business, apportando vantaggi per loro e per Citi. I fornitori traggono vantaggio dall’infrastruttura automatizzata, dall’esposizione a potenziali nuovi clienti e dalla semplificazione della loro catena di fornitura”.

Con la nuova automazione e i dati forniti per ogni transazione, il team di RMO di Citi sta anche creando capacità di intelligence per identificare le tendenze, fare previsioni e trovare opportunità di risparmio sui costi. Mentre i clienti interni fanno acquisti in Amazon Business, i dati in tempo reale li indirizzano ai fornitori che offrono il miglior prezzo, risparmiando denaro dell’organizzazione. Amazon prevede ciò di cui potrebbero avere bisogno in futuro e aiuta Citi a connettere questa necessità alla giusta fonte.

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