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Gruppo COSTIM
Il Gruppo COSTIM digitalizza i processi di procurement con Amazon Business, semplificando il controllo delle spese e il processo di acquisto dei materiali e piccole attrezzature complementari al cantiere.
Pubblicato il
03 aprile 2025
"La necessità di gestire gli acquisti in maniera più strutturata ci ha spinto a cercare una soluzione che potesse garantire sia flessibilità che controllo".
— Ilaria Toccagni, IT Project Manager, Gruppo Costim
Innovazione digitale nel real estate e nella gestione degli acquisti
Ridefinire gli standard del settore sviluppando grandi progetti di rigenerazione urbana: è questa la mission del Gruppo COSTIM, real estate developer a connotazione industriale attivo su tutto il territorio nazionale.
Con al suo interno società operative leader come Impresa Percassi e Gualini, il Gruppo COSTIM gestisce una struttura complessa composta da diverse entità legali e società e si distingue per progetti all'avanguardia come ChorusLife, il nuovo smart District di Bergamo dove innovazione e digitalizzazione guidano la trasformazione urbana del futuro.
Ma l’impegno verso l’innovazione va oltre la gestione di progetti e cantieri. Dal 2024, il Gruppo ha intrapreso un percorso di trasformazione digitale dei propri processi di acquisto. Grazie all'iniziativa di Impresa Percassi, motore di questa partnership strategica, il Gruppo COSTIM ha implementato Amazon Business come soluzione centralizzata per la gestione di alcune tipologie di acquisto. Questa scelta ha permesso di ottimizzare i processi di approvazione e consegna, garantendo un controllo puntuale sulle spese dell’intero Gruppo.
"Non si tratta solo di digitalizzazione, ma di una vera e propria trasformazione del nostro approccio operativo. Abbiamo ottenuto il giusto equilibrio tra controllo centralizzato e flessibilità nei cantieri, elemento cruciale nel nostro settore.''
— Nicola Vavassori, Procurement Admin Specialist, Impresa Percassi
Le sfide chiave nella gestione degli acquisti
La complessità della struttura del Gruppo COSTIM ha messo in evidenza due sfide significative nella gestione degli approvvigionamenti.
1. Controllo e visibilità delle spese decentralizzate
La prima sfida riguardava la visibilità e il controllo delle spese attraverso le molteplici entità legali. In un contesto in cui dipendenti e team effettuavano acquisti in modo indipendente, l'assenza di un sistema unificato creava significative criticità. Alcune spese generavano scarsa visibilità complessiva, aumentando il rischio di acquisti non conformi alle policy aziendali. Questa frammentazione causava inoltre inefficienze nel monitoraggio e nella rendicontazione, rendendo complesso il consolidamento dei dati per l'analisi strategica.
2. Ottimizzazione degli acquisti long tail
La seconda sfida concerneva la gestione efficiente degli acquisti frequenti ma di basso valore unitario, come forniture generiche e materiali da ufficio. Questa criticità emergeva in particolare nei cantieri, dove gli acquisti spot sono essenziali. Il processo in atto presentava diverse problematiche: i dipendenti utilizzavano account Amazon esistenti ma non monitorati o anticipavano costi, causando un processo manuale e dispendioso per la compilazione e l'approvazione delle note spese.
Queste sfide hanno evidenziato la necessità di implementare una soluzione che potesse bilanciare due esigenze apparentemente contrastanti: mantenere l'agilità operativa necessaria in cantiere e negli uffici ed implementare un controllo centralizzato per garantire efficienza, trasparenza e conformità alle policy aziendali.
Integrazione e automazione con Amazon Business
Per affrontare queste problematiche, il Gruppo COSTIM ha scelto di implementare le soluzioni Amazon Business, integrando la piattaforma con il proprio sistema gestionale. L'integrazione, realizzata tramite API ordering, ha permesso di mantenere l'autonomia operativa di ogni società e centro di costo del gruppo, che può effettuare gli acquisti in maniera indipendente e gestire i flussi approvativi secondo le proprie esigenze, pur garantendo un controllo centralizzato.
Dal punto di vista dell'efficienza operativa, l'automazione dell'inserimento degli ordini nel sistema gestionale ha portato a una significativa riduzione delle attività manuali degli uffici acquisti. Una volta che l'ordine viene consegnato alla persona indicata, viene automaticamente inserito nel sistema per il controllo e la rendicontazione, eliminando la necessità di inserimenti manuali da parte del personale amministrativo.
Prospettive future verso una digitalizzazione completa degli acquisti
Il successo dell'implementazione di Amazon Business ha posto le basi per una strategia di espansione ancora più ambiziosa, che punta a consolidare gli acquisti e aumentare l'adoption interna della soluzione. Il Gruppo intende ampliare il perimetro delle categorie merceologiche gestite tramite la piattaforma, implementando un sistema sempre più efficiente attraverso una formazione mirata dei key users.
Il monitoraggio attento delle spese per l'ottimizzazione dei costi aziendali rimane una priorità, in linea con la missione del Gruppo COSTIM di essere un interlocutore affidabile e orientato al risultato nella realizzazione di grandi progetti mantenendo elevati standard di efficienza.
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