Amazon Business Exchange 2021

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Solidarietà e servizi

Ottimizzare gli acquisti aziendali in un mondo no-profit

Storia di successo - Cooperativa Sociale Solidarietà e Servizi

 

Scenario

La Cooperativa Sociale Solidarietà e Servizi nasce nel 1979 per rispondere ai bisogni delle persone con disabilità e offrire loro un supporto completo in qualsiasi evenienza. Negli anni la Cooperativa si è strutturata per abbracciare tutti gli aspetti di queste necessità, dal supporto alla disabilità grave, allo sviluppo delle autonomie, fino alla ricerca di un lavoro e all’autonomia abitativa.

 

Oggi la Cooperativa ha più di 1.500 dipendenti e tramite i propri servizi risponde ai bisogni di circa 25.000 persone nelle principali regioni del Nord Italia.

 

Le necessità di approvvigionamento riguardano quindi ogni tipo di articoli di genere educativo e sanitario per gli operatori volti al supporto in presenza degli utenti, fino al materiale da ufficio quale cancelleria, stampanti, pc, per gli uffici e le segreterie.

 

Un processo decentralizzato

All’interno della cooperativa e dei numerosi centri diurni, il processo di acquisto era decentralizzato e molto farraginoso. In particolare, per le spese più piccole seppur determinanti, era compito dei responsabili delle strutture gestire il budget entro i limiti di spesa stabiliti dal capo area, così come la responsabilità della ricerca del fornitore e dell’acquisto era lasciata al singolo responsabile.

 

Per quanto riguardava invece le spese di prodotti e/o servizi con i costi maggiori, la collaborazione tra le strutture e gli uffici di staff rappresentava un elemento di fondamentale importanza; la responsabilità era in capo all’ufficio acquisti che, su input del capo area, si muoveva interpellando e mettendo in competizione alcuni fornitori di servizi e o prodotti.

 

Negli ultimi anni i processi sono stati rivisti, facendo sì che la ricerca, la contrattazione e la necessità di documentare le certificazioni legate alle normative, siano spostate sotto la competenza di un unico ufficio acquisti, che raccoglie le necessità di ogni singola sede ed effettua un ordine unico, per poi smistare gli articoli acquistati a seconda delle esigenze. Ma il processo sarebbe potuto essere ancora più semplice e veloce, permettendo alle singole sedi e sezioni della cooperativa di inoltrare individualmente i propri ordini, con un’unica approvazione finale da parte dei responsabili degli acquisti. Qui entra in gioco Amazon Business, con una serie di servizi che hanno di gran lunga semplificato i processi di acquisti della Cooperativa.

 

Cosa è cambiato con Amazon Business?

Grazie ad Amazon Business i flussi di approvazione hanno raggiunto una fluidità e trasparenza senza pari, permettendo ai singoli responsabili di area e all’ufficio acquisti un considerevole risparmio in termini di tempo e risorse. La funzione Account Multi-Utente rappresenta infatti la perfetta soluzione per una realtà così decentralizzata, permettendo a ogni singola persona di competenza di effettuare l’ordine di materiali necessari alla sua sede, e vederseli recapitare comodamente all’indirizzo scelto, grazie alle consegne illimitate e veloci, senza costi aggiuntivi, di Amazon Business Prime. Un risparmio in termini di tempo ma non solo, in quanto le scontistiche progressive hanno permesso un visibile decremento delle spese su quelle categorie merceologiche che la cooperativa acquistava con consuetudine.

 

Uno dei fattori vincenti dell’acquisto centralizzato è l’economia di scala, la possibilità di organizzare al meglio la raccolta delle informazioni (anche amministrative) e la velocità di reperire tutto ciò che serve per il controllo di gestione: i fornitori sono stati ridotti a pochi fidati, tutti raccolti nel database di Amazon Business, e questo ci permette di avere sempre una visione chiara e completa delle spese che stiamo affrontando, senza dover ricostruire i movimenti tra fatture diverse e ordini singoli.

 

Un altro elemento che metteva chiaramente in difficoltà la cooperativa al momento di effettuare ordini, era il fatto che i responsabili dei Servizi sono in realtà manager che si occupano prevalentemente di aspetti pedagogici e/o gestionali/organizzativi. Togliere loro alcuni aspetti amministrativi è stato un grosso guadagno da parte nostra, non solo in termini di tempo, ma anche di deresponsabilizzazione di risorse non adeguate alla task.

 

L’adesione ad Amazon Business ha coinciso con l’inizio dell’emergenza Covid, e la mancanza sempre più evidente di fornitori che riuscissero a reperire DPI e altri articoli di genere sanitario in poco tempo ha portato la Cooperativa Sociale Solidarietà e Servizi ad affidare le sue ricerche a un’unica piattaforma, che ha potuto soddisfare le richieste last minute senza ritardi evidenti.

 

Abbiamo trovato in Amazon Business un ottimo alleato nella ricerca di DPI ormai introvabili, o reperibili a prezzi assurdi. Da parecchi mesi siamo concentrati sui DPI e tuttora effettuiamo ordini ingenti su questa categoria merceologica, in quanto molti dei nostri servizi richiedono un contatto fisico con gli utenti, e senza l’uso delle adeguate protezioni non potremmo tenere aperti i nostri centri diurni, che ormai e soprattutto ora rappresentano un servizio irrinunciabile per molte famiglie.

 

Oltre a questo, acquistiamo tantissimi prodotti legati alle necessità dei nostri Servizi: dalla cancelleria, al piccolo arredamento, ai regali, ai libri didattici o di altre categorie. Il vantaggio immediato è stato riscontrato soprattutto dall’Amministrazione poiché riesce ad individuare automaticamente chi ha sostenuto la spesa e quindi imputarla subito al centro di costo.

 

Il futuro di Solidarietà e Servizi Cooperativa Sociale con Amazon Business

L’implementazione di Amazon Business nei propri processi di acquisto ha permesso alla Cooperativa Sociale Solidarietà e Servizi di dedicarsi con ancora maggior attenzione ai suoi utenti, decentralizzando le decisioni riguardo il procurement a pochi dipendenti selezionati, che hanno comunque fatto esperienza di un notevole decremento di impegno e tempo speso nella ricerca di articoli idonei e prezzi convenienti.

 

Il prossimo passo sarà quello di valutare la possibilità di effettuare acquisti tramite Amazon Business anche per altre categorie merceologiche per noi fondamentali, a partire dai prodotti di sanificazione e pulizia. Vogliamo continuare a usufruire del vantaggio dato dalle consegne veloci su diverse sedi e con costi di trasporto minori rispetto a quello che ci offrivano i nostri fornitori. Stiamo anche pensando di ampliare la nostra offerta tramite l’acquisto di strumenti di tipo medico per riabilitazione motoria, logopedica, test medici, etc. che rappresentano un punto importante rispetto ai servizi che offriamo agli utenti, ma sentiamo che con il supporto di Amazon Business espandere la nostra attività sarà ancora più semplice.

 

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Pubblicato il : 11 gennaio 2021