Guida Completa all'E-Procurement

Le abitudini delle persone sono cambiate velocemente negli ultimi anni, specialmente per quello che riguarda il mondo del lavoro. Proprio per questo motivo la popolarità dell’e-procurement e del commercio elettronico è aumentata, imponendosi come una valida alternativa al tradizionale processo di approvvigionamento.

Ma come dare il via al servizio di e-procurement e come cambia la sua applicazione tra i vari settori? Esistono degli strumenti di e-procurement in grado di semplificare il processo di approvvigionamento? Scopri in questo articolo le risposte a queste domande e tanto altro ancora.

In this guide:

• Cos’è l’e-procurement
• A chi è consigliato l’e-procurement?
• Come funziona l’e-procurement?
• Quali sono le tipologie di e-procurement?
• Funzioni dell’e-procurement
• I vantaggi dell’e-procurement
• Le problematiche dell’e-procurement
• Come iniziare: i tuoi primi passi nell’e-procurement
• Dizionario dell’e-procurement
• FAQ: domande frequenti sull’e-procurement

Caratteristiche principali dell’e-procurement:

• Processo end-to-end per l’acquisto di beni e servizi da fornitori terzi
• Include l’identificazione delle necessità, la scelta dei fornitori, l’avvio di gare d’appalto e molto altro
• Mira a semplificare la compravendita e a stabilire buone relazioni con i fornitori

Il concetto di e-procurement è cresciuto considerevolmente grazie a internet e alle nuove tecnologie che hanno avuto un impatto notevole sulla vita di tutti i giorni e nel modo in cui operano le aziende. Tale sviluppo è stato accelerato ulteriormente dalla pandemia da Covid-19, che ha innescato un enorme cambiamento verso il lavoro da remoto a partire dalla primavera del 2020.

Le aziende stanno ricorrendo sempre più al lavoro da remoto, diversificando allo stesso tempo la catena di approvvigionamento per ridurre i costi e aumentare la loro efficienza.

A chi è consigliato l’e-procurement?

L’e-procurement è utile per ogni tipologia di azienda a prescindere dalla dimensione e dal settore in cui opera. Secondo un recente sondaggio di Amazon Business, il 96% degli addetti agli acquisti continuerà a sfruttare l’e-procurement nel lungo periodo^[1] . Inoltre, 1 individuo su 3 ritiene che la propria azienda effettuerà la metà degli acquisti online nel corso dell’anno.

Ecco, quindi, una panoramica dell’e-procurement per la pubblica amministrazione, l’educazione, la sanità e le aziende commerciali per avere un’idea di come questo sistema di approvvigionamento viene usato a seconda del settore.

Come funziona l’e-procurement?

L’e-procurement semplifica il reperimento di quei beni e servizi di cui le aziende hanno bisogno. Proprio come l’approvvigionamento tradizionale, anche il commercio elettronico crea una rete chiusa nella quale acquirente e fornitore vengono collegati.

Un portale di e-procurement, quindi, unisce acquirenti e fornitori, semplificando la conclusione dei loro affari. Tuttavia, non tutti possono accedere alla fornitura online: è necessario che l’azienda sia registrata per entrare a far parte di una rete.

Grazie alla rete esclusiva, la catena di approvvigionamento online semplifica l’intero processo di appalto e di reperimento delle risorse.

L’e-procurement semplifica le seguenti aree:

• Approvigionamento dei prodotti
• Termini negoziali
• Completare gli acquisti
• Monitoraggio degli ordini
• Aggiornamento dei dati

Quali sono le tipologie di e-procurement?

L’e-procurement è a tutti gli effetti molto simile alla tradizionale catena di approvvigionamento e ne condivide le fasi. Ecco, quindi, i quattro momenti più importanti nell’ambito del commercio elettronico:

Funzioni dell’e-procurement

Ecco una lista delle funzioni principali dell’e-procurement per le aziende:

• Automatizzare le attività più laboriose e ripetitive che spesso risultano dispendiose in termini di tempo, così da migliorare l’impiego delle risorse nella propria azienda.
• Migliorare la comunicazione con aggiornamenti in tempo reale delle transazioni, snellendo la catena di approvvigionamento.
• Fornire una piattaforma unica per tutte le attività di approvvigionamento, proponendo a tutti i componenti del team la stessa interfaccia.
• Offrire un tracciamento centralizzato, reportistica e conformità contrattuale che aumenta trasparenza e-monitoring.
• Consentire di ottenere una negoziazione semplificata tra più partner contemporaneamente e le parti interessate per negoziare accordi in modo semplice e rapido.

I vantaggi delle piattaforme di e-procurement

In sostanza, l’e-procurement rende la tua catena di approvvigionamento più efficiente e i vantaggi correlati sono diversi e ben visibili. Qui di seguito sono elencati i principali vantaggi.

Soluzioni adatte alla tua azienda

• Metodi di pagamento: è possibile pagare con carta di credito, di debito o tramite addebito diretto; in alternativa puoi pagare successivamente tramite Pay by Invoice.
• Analisi e reportistica avanzate: ti permetteranno di prendere decisioni migliori.
• Account multiutente: collega il tuo team a un unico account, così da avere più visibilità e controllo sulle spese aziendali.
• Fatturazione semplificata: grazie ad Amazon Business avrai un unico posto centrale dove tenere traccia delle tue spese.
• Integrazione di Sistema: semplifica l’accesso al tuo account cliente con lo strumento Single Sign-On.
• Sconti e promozioni: sia in base al volume degli acquisti sia sbloccando prezzi aziendali esclusivi.
• Spedizioni rapide: con consegna gratuita per ordini superiori a 29€ e la possibilità di concordare con il fornitore la data di consegna desiderata.
• Processi di approvazione: garantisci la conformità delle linee guida della tua azienda per controllare la spesa finale e ridurre al minimo acquisti non autorizzati.
• Milioni di prodotti: con Amazon Business avrai accesso a oltre 250 milioni di prodotti e potrai confrontare gli articoli dei diversi fornitori.
• App mobile: risparmia tempo e denaro con l’App Amazon Shopping a prescindere da dove ti trovi o quando.
• Business Prime: avrai accesso a strumenti e funzioni aggiuntive per completare gli acquisti in maniera più efficiente e a costi inferiori.

Integra i tuoi sistemi e semplifica gli acquisti

• Integra i tuoi sistemi di acquisto: creando una sinergia tra il tuo sistema di e-procurement con Amazon Business potrai accedere alla selezione e alla convenienza mantenendo la gestione fornita dal tuo sistema esistente.
• Abilita il single sign-on (SSO): grazie al single sign-on, la tua organizzazione potrà accedere all’account aziendale in modo centralizzato e sicuro, evitando interventi manuali.
• Analisi acquisti: ottieni in tempo reale le transazioni della tua azienda con Amazon Business insieme alle informazioni sul venditore e su chi ha effettuato l’acquisto o il pagamento.

Semplifica gli acquisti e investi più tempo nella tua attività

• Personalizza l’account per adattarlo alle tue esigenze, stabilendo politiche di acquisto e personalizzando la gestione degli utenti e il tracciamento delle spese.
• Scegli il metodo di pagamento che preferisci, Amazon Business accetta tutte le principali carte di credito e debito, oltre alla possibilità di addebito diretto sul tuo account aziendale.
• Garantisci l'efficienza grazie a flussi di lavoro integrati: acquista a livello centralizzato oppure dando dei permessi di acquisto ai tuoi utenti.
• Scegli quando ricevere i tuoi ordini e accelera i tempi di spedizione con Business Prime.
• Monitora e analizza le tue spese con un solo click. Potrai avere una panoramica sulle spese aziendali e scoprire nuovi modi per ridurre i costi. Infine, sfrutta al meglio i report disponibili per analizzare acquisti e ordini preferiti.

Soluzioni ad hoc per le organizzazioni

• Grandi Aziende – migliora l’efficienza operativa tramite gli strumenti di analisi e reportistica accessibili a tutta l’azienda. Potrai inoltre gestire al meglio le decisioni di acquisto e budget grazie alla presenza dei processi approvativi. Per Saperne di Più
• PMI e Liberi Professionisti – gestisci automaticamente le fatture in base agli ordini. Confrontando i diversi fornitori, ridurrai i costi in modo considerevole. Per Saperne di Più
• Lavoratori Autonomi – grazie alle numerose offerte e la possibilità di confrontare diversi prezzi per lo stesso prodotto su un'unica piattaforma, risparmierai tempo e denaro. Per Saperne di Più
• Sanità – la catena di approvvigionamento sarà più trasparente e non dovrai preoccuparti della conformità degli strumenti. Ciò si traduce in risparmio in termini di tempo e ottimizzazione dell’operatività della tua azienda. Per Saperne di Più

Le problematiche dell’e-procurement

L’e-procurement, oltre a indiscutibili vantaggi, presenta anche alcune problematiche che vanno considerate quando si vuole implementare questo sistema. Eccouna lista di alcune limitazioni dell’e-procurement:

• Limitata possibilità di acquistare beni e servizi più complessi. Se l’acquisto di materie prime o servizi standard risulta più semplice utilizzando il commercio elettronico, ciò diventa più difficoltoso quando l’azienda necessita di prodotti personalizzati e dove il prezzo è di secondaria importanza rispetto alle prestazioni e alla qualità del bene o del servizio.
• Complessità e integrazione difficoltosa. Spesso le soluzioni di e-procurement non sono di facile utilizzo. Oltre a essere piuttosto costose, alcuni problemi potrebbero sorgere durante l’integrazione del tuo sistema con la nuova piattaforma, impattando negativamente sui vantaggi e l’efficienza del servizio. Scegli un sistema che sia intuitivo e user-friendly per poter godere di tutti i vantaggi che esso può apportare.
• Dipendente dalla tecnologia. Stiamo vivendo in un mondo sempre più integrato grazie alla tecnologia, ma se questa non è in grado di sostenere la piattaforma di e-procurement, potrebbero nascere delle difficoltà per la catena di approvvigionamento e per i processi aziendali. Affidati a una soluzione dagli standard elevati che goda di una reputazione mondiale.

Come iniziare: i tuoi primi passi nell’e-procurement

Amazon Business ti aiuta a semplificare la catena di approvvigionamento elettronica, rendendola più efficiente grazie all’integrazione con il tuo sistema attuale di e-procurement. Amazon Business ti permette di migliorare la tua catena di fornitura proponendo un unico sistema, ottimizzato e potenziato dagli strumenti di Amazon.

Amazon Business Punchout

Per poter integrare il tuo e-procurement con Amazon Business dovrai configurare il Punchout. La tua esperienza di acquisto verrà resa più semplice, oltre a garantire la conformità della fatturazione elettronica, integrandola con il tuo sistema. Grazie a questa sinergia avrai un miglior controllo e visibilità sulle tue voci di spesa.

Scopri come configurare il Punchout:

1.     Accedi a Gestisci il tuo account aziendale.

2.     Trova la sezione Integrazioni di sistema.

3.     Seleziona Configura sistema di acquisto.

4.     Scegli il tuo Sistema di acquisto dal menu a tendina. Se non è presente, iscriviti per integrare il tuo sistema di acquisto con Amazon Business.

5.     Scarica la guida all’integrazione e segui i passaggi per collegare il tuo sistema di acquisto ad Amazon Business.

6.     Riceverai una password di sistema per l’accesso e per il Punchout.

7.     Seleziona Salva. Invia le informazioni di accesso all’amministratore IT per completare la configurazione dell’account.

Dizionario dell’e-procurement

Quando si parla di e-procurement il vocabolario è molto variegato e i termini non risultano molto intuitivi. Qui di seguito, una lista di termini chiave che potresti incontrare:

• Accordi quadro: è un accordo tra una o più aziende appaltanti con dei fornitori in cui si stabiliscono clausole per i prezzi e le quantità di forniture previste.
• Addendum: può essere aggiunto a un contratto esistente per aggiornare le condizioni e termini. Tipicamente include un cambio data oppure modifiche per ciò che riguarda i pagamenti.
• Cash flow: flusso di liquidità in entrata e in uscita da un’azienda. In entrata si parla di cash inflow, mentre in uscita di cash outflow.
• EDI: è l’interscambio di dati tra diversi sistemi informativi in maniera del tutto digitale.
• Erogato: rappresenta il valore degli ordini di fornitura che vengono erogati durante l’anno.
• ERP: è un software per la gestione dei processi necessari al funzionamento di un’azienda, tra questi troviamo la gestione delle vendite, degli acquisti o del magazzino.
• Firma digitale: è l’equivalente elettronico della firma tradizionale su carta e ha il medesimo valore legale.
• Green Public Procurement: riguarda l’acquisizione di beni e servizi da parte della pubblica amministrazione che prende in considerazione fattori ambientali.
• Margine Operativo Lordo (EBITDA): misura gli utili che un’azienda è in grado di ottenere prima di sottrarre eventuali interessi, imposte, tasse, componenti straordinarie e ammortamenti.
• Punti ordinanti registrati: sono funzionari responsabili degli acquisti nelle rispettive amministrazioni che sono registrati a diversi strumenti di e-procurement.
• Sistemi dinamici di acquisizione: è un processo elettronico per gli acquisti di beni disponibili sul mercato. Gli appaltanti invitano a presentare un’offerta ai partecipanti ammessi al sistema.
• Spesa presidiata: è il valore della spesa della pubblica amministrazione per quelle categorie di beni dove sono attive delle iniziative di razionalizzazione.
• Transato: è il valore degli ordinativi di una fornitura che vengono sottoscritti durante l’anno.

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