Perché la conformità degli acquisti è sempre più determinante per gli istituti finanziari

Molte aziende hanno definito obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG) per migliorare la propria gestione aziendale, rafforzare il proprio branding e conquistare la fedeltà dei clienti, ma la mancanza di dati affidabili sugli acquisti fa sì che queste buone intenzioni spesso finiscano per arenarsi.

Questa situazione non mette solo il tuo istituto a rischio di multe salate e problemi legali, ma minaccia anche di infangare la reputazione della tua banca. Questo scenario da incubo mette in luce l'estrema importanza della conformità e delle normative sugli acquisti nel settore dei servizi finanziari.

I dipendenti che operano in questo settore altamente regolamentato conoscono bene la complessa rete di regole e linee guida che disciplinano lo svolgimento delle operazioni. Dalle normative antiriciclaggio (AML) ai requisiti internazionali specifici del settore, la lista continua. Grazie agli strumenti di acquisto strategici, è possibile aderire meglio a queste misure di conformità, che rappresentano forme di tutela fondamentali per proteggere i nostri istituti, i nostri clienti e, in ultima analisi, i nostri mezzi di sostentamento.

Comprendere la conformità e le normative in materia di acquisti

Iniziamo dalle basi. La conformità degli acquisti non è altro che il processo che garantisce che tutte le attività di acquisto all'interno di un'azienda siano conformi alle leggi, alle normative e alle politiche interne pertinenti. Nel settore dei servizi finanziari, questa conformità è soggetta a numerose normative e linee guida, tra cui:

1. Le normative antiriciclaggio (AML): tali norme sono state concepite per impedire che gli istituti finanziari vengano utilizzati per attività di riciclaggio di denaro o di finanziamento di attività criminali.
2. I requisiti KYC (Know Your Customer): tali misure aiutano gli istituti a verificare l'identità dei loro clienti e a valutare i potenziali rischi associati alle operazioni commerciali con loro.
3. Le normative specifiche del settore: a seconda del tuo ruolo specifico e del tuo istituto, potresti anche dover rispettare normative quali Basilea III.

Rischi di non conformità

Parliamo ora delle conseguenze della non conformità. Trovarsi dalla parte sbagliata di queste normative può comportare alcuni rischi, come ad esempio:

1. Multe e sanzioni: le violazioni possono comportare multe salate che potrebbero incidere pesantemente sui profitti dell'istituto.
2. Danni alla reputazione: uno scandalo sulla non conformità può rapidamente infangare la reputazione faticosamente guadagnata dalla tua azienda, rendendo più difficile attrarre e mantenere i clienti.
3. Potenziali cause legali: la non conformità può portare a costose battaglie legali.
4. Interruzione dei processi aziendali: i problemi di conformità possono causare interruzioni operative, con un impatto sulla capacità dell'azienda di servire in modo efficace i clienti.
5. Perdita di fiducia da parte dei clienti: i clienti si aspettano che gli istituti finanziari operino con integrità e trasparenza. La non conformità può compromettere tale fiducia.
6. Svantaggio competitivo: mentre i vostri competitor si attengono alle regole, la non conformità potrebbe mettere la tua azienda in una posizione di forte svantaggio sul mercato.

Garantire la conformità

Ora che abbiamo chiarito i rischi, vediamo come rimanere in regola con la legge. Ecco alcune best practice per garantire la conformità degli acquisti nel settore dei servizi finanziari:

Stabilire un solido programma di conformità

1. Sviluppo di politiche e procedure: politiche e procedure chiare e complete sono alla base di un programma di conformità efficace.
2. Formazione e consapevolezza: una formazione regolare fa in modo che tutti i dipendenti comprendano e rispettino i requisiti di conformità.
3. Processi di monitoraggio e di revisione contabile: il monitoraggio e le revisioni contabili periodiche possono aiutare a identificare e risolvere potenziali problemi di conformità prima che assumano maggiore gravità.

Sfruttare soluzioni tecnologiche

1. Software di acquisto e automazione: software e strumenti di automazione specifici possono semplificare i processi di acquisto e migliorare la conformità.
2. Analisi dei dati e segnalazioni: le funzionalità avanzate di analisi e di segnalazione possono fornire preziose informazioni sui rischi e sulle tendenze della conformità.
3. Strumenti di gestione del rischio dei fornitori: gli strumenti dedicati possono aiutare l'azienda a gestire e monitorare efficacemente i rischi legati ai fornitori terzi.

Promuovere una cultura della conformità

1. Impegno dall'alto da parte dei dirigenti: per avere una reale efficacia, l'impegno per la conformità deve essere supportato e sostenuto dai vertici aziendali.
2. Incoraggiare la comunicazione e le segnalazioni aperte: i dipendenti devono sentirsi autorizzati a sollevare dubbi e a segnalare potenziali problemi di conformità senza temere ritorsioni.
3. Riconoscere e premiare gli impegni per la conformità: valorizzare e premiare i dipendenti che si impegnano a rispettare le norme può contribuire a rafforzare i comportamenti positivi.

Promuovere la conformità e rafforzare la fiducia dei consumatori

La conformità e le normative sugli acquisti sono fondamentali nel settore dei servizi finanziari. Dai rischi legali e finanziari alle interruzioni operative e ai danni alla reputazione, le conseguenze della non conformità possono rivelarsi gravi.

Ma, fortunatamente, grazie all'implementazione di solidi programmi di conformità e all'uso di soluzioni tecnologiche, gli istituti finanziari possono affrontare queste complesse sfide con maggiore serenità. Affrontiamo la sfida delle conformità e delle normative sugli acquisti e, insieme, assicuriamo che il settore dei servizi finanziari rimanga un baluardo di integrità, trasparenza e fiducia.