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L'integrazione degli acquisti con Amazon Business aiuta a guidare la crescita di Uber.

Scenario

Uber si muove velocemente e ha bisogno di soluzioni di acquisto che supportino questa crescita. Questo è esattamente ciò che ha ottenuto grazie ad Amazon Business. Al di là dei vantaggi derivanti dall'accesso a milioni di prodotti, dalla consegna rapida e affidabile e da una rete di fornitori su livello mondiale, Uber ottiene da Amazon Business strumenti di analisi e reportistica per una visione senza precedenti della sua spesa. Così piò implementare le politiche di acquisto, garantire che i suoi dipendenti aderiscano a tali politiche e prendere decisioni basate sui dati,  fondamentali per sostenere la sua crescita.

 

Uber guida le proprie decisioni verso una strada migliore grazie al programma di approvvigionamento

 

La crescita esponenziale di Uber è alimentata dalla velocità, dalla semplicità e dalla convenienza: i clienti sanno di ottenere queste tre cose quando cusufruiscono del servizio Uber. Ma non è sempre stato così veloce, semplice e conveniente per Uber svolgere altre funzioni aziendali, quali gli acquisti. Quando l'azienda ha iniziato nel 2009, funzionava come la maggior parte delle startup: i dipendenti acquistavano ciò di cui avevano bisogno attraverso canali non standardizzati.

 

"È stata una grande sfida per il team ", ricorda Mark Arrigotti, Head of Global Procure2Pay di Uber. "Quando si trattava di fare acquisti, operavamo in maniera approssimativa e non era così che volevamo andare avanti. Eravamo alla ricerca di un processo che potesse crescere con Uber, fornendo al contempo i controlli e la supervisione necessari. Era necessario implementare un processo di approvvigionamento formalizzato". Arrigotti e i suoi colleghi volevano un programma di acquisti che consentisse la crescita dell'azienda, che aiutasse a far rispettare le politiche di approvvigionamento e che desse loro un'ampia visibilità sulle spese in rapida crescita, che restavano per lo più nascoste o in secondo piano.

"Con Amazon Business, possiamo concentrarci sul significato dei dati piuttosto dando per scontato la loro accuratezza. Siamo abituati a rivedere i dati di acquisto ogni due o tre mesi. Ora possiamo esaminarli in tempo reale, il che ci rende molto più veloci nel nostro processo decisionale".

— Mark Arrigotti, Head of Global Procure2Pay, Uber

Chi non vorrebbe eliminare processi lunghi e faticosi?

Nel 2015 hanno ottenuto quello che volevano. È stato allora che Uber ha firmato un accordo con Amazon Business, che serve milioni di clienti aziendali di tutte le dimensioni con centinaia di milioni di prodotti. Amazon Business offre sconti aziendali, spedizioni veloci, strumenti di gestione dell'account, inclusi report e analisi, e una vasta gamma di opzioni di pagamento.

 

"Abbiamo preso in considerazione i tipici fornitori di uffici molto grandi", dice Blaine Milner, Senior Procurement Analyst di Uber. "Abbiamo scelto Amazon Business come nostro fornitore primario perché poteva tenere il passo con la rapida crescita di Uber. Ha un’ampia selezione di categorie, ottime recensioni e un'interfaccia semplice che è già familiare a quasi tutti. Abbiamo potuto sostituire più fornitori e il fastidio di gestirli. E ora possiamo finalmente capire la nostra spesa e controllarla".

 

Arrigotti e Milner utilizzano la nuova funzione di Spend Visibility di Amazon Business, potenziata da Amazon Quicksight di AWS, per generare automaticamente rapporti di analisi aziendale con grafici simili a quelli di Tableau. I rapporti sono completi e dettagliati. Con la funzione Spend Visibility, possiamo visionare la spesa totale tra diversi team, la dimensione media degli ordini, il numero di articoli, l'importo speso per ogni articolo e altro ancora", dice Milner. "E non dobbiamo costruire tutto questo. Tutti i calcoli sono effettuati da Amazon, e si allineano automaticamente con i dati grezzi che vengono estratti dal nostro sistema di acquisti".

 

Il team di Uber sfrutta anche la stretta integrazione del flusso di lavoro tra Amazon Business e la sua piattaforma di gestione delle spese Coupa, che coordina il flusso degli ordini di acquisto e di altra documentazione tra i due sistemi.

 

Rendere Uber più veloce

La funzione Analytics di Amazon Business sta cambiando la natura della reportistica - e il modo in cui questa viene utilizzata - per Uber. "Non dobbiamo più chiederci se ci fidiamo dei dati che stiamo guardando", dice Arrigotti. "Con Amazon Business, possiamo concentrarci sul significato dei dati dando per scontato la loro accuratezza. Di solito esaminiamo i dati sugli acquisti ogni due o tre mesi. Ora possiamo esaminarli in tempo reale, il che ci rende molto più veloci nel nostro processo decisionale. Di quali politiche di approvvigionamento abbiamo bisogno e quali politiche devono essere perfezionate? Possiamo rispondere a domande come questa molto più facilmente di quanto potessimo fare prima".

 

Utilizzando i dati di Amazon Business, Arrigotti e Milner possono identificare gli articoli che i dipendenti acquistano troppo spesso e attivare politiche che limitano la frequenza e l'ammontare di tali spese. Quando un dipendente presenta una richiesta di acquisto che aggira la policy, riceve un avviso di non conformità e un'opzione per modificare la richiesta.

 

Limitare le spese anomale

"Fin da subito, abbiamo potuto usare Amazon Business per impedire ai dipendenti di fare acquisti non conformi", dice Arrigotti. “Con Amazon Business, possiamo farci un'idea delle spese superflue prima che queste accadano". Le analisi che otteniamo sono le basi per fare tutto questo. Questa è una parte fondamentale della trasformazione in un sistema di acquisto maturo".

 

Un altro elemento per arrivare a un sistema di acquisto maturo è far sì che i dipendenti lo utilizzino. Se un sistema non è semplice e conveniente, le persone troveranno un modo per aggirarlo. Amazon Business ottiene un punteggio elevato su questo punto perché una percentuale sempre maggiore di dipendenti Uber con sede in Nord America la utilizza.

 

 "Con Amazon Business, l'esperienza di acquisto è superba", dice Milner. "Chiunque abbia acquistato qualcosa su Amazon saprà come utilizzare Amazon Business. La curva di apprendimento è praticamente nulla".

 

Uber si aspetta di ampliare l’uso di Amazon Business man mano che il brand continua a crescere. "Volevamo un programma di approvvigionamento che fosse facile e che gli utenti finali potessero capire", dice Arrigotti. "Amazon Business non solo fa questo, ma aiuta ad alimentare la crescita dell'azienda".

 

Nota: "Questa testimonianza proviene dagli Stati Uniti e, in quanto tale, i riferimenti specifici a risparmi, caratteristiche o benefici possono essere applicati solo a questo Paese. Per ulteriori informazioni sui vantaggi di Amazon Business in Italia, clicca qui per saperne di più.

 

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Pubblicato il : 10 febbraio 2021