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Urbani Tartufi
L'adozione dei sistemi Amazon Business ha portato ad una maggiore efficienza operativa in Urbani Tartufi.
L'azienda
Da 170 anni, Urbani Tartufi opera dal suo headquarter di Perugia, per portare in tutto il mondo il gusto e l’eccellenza del tartufo. Fondata nel 1852, l’azienda si configura tuttora come una realtà a conduzione famigliare, in quanto la direzione non ha mai voluto perdere l’essenza di un business creato da zero, con passione, fatica e sacrificio di un ristretto gruppo di persone legate da un’unica storia.
Oggi Urbani Tartufi vanta una presenza internazionale, non solo grazie al lavoro di esportazione dei propri prodotti, ma anche grazie all’apertura di filiali estere e diverse altre attività nate dal desiderio di condividere la propria passione ed educare le generazioni più giovani all’importanza dell’agricoltura e i suoi valori. Il Museo del Tartufo, l’Accademia e la Urbani Travels & Tours sono solo alcune delle attività nate a margine dal business principale, ma che hanno contribuito enormemente alla crescita dell’azienda che ha portato alla nascita di nuove necessità anche dal punto di vista dell’approvvigionamento aziendale. Alla data odierna, Urbani Tartufi conta 14 sedi, 5 marchi e 300 dipendenti, raggiungendo il 70% del mercato mondiale. Cifre di questa portata richiedono quindi un processo automatizzato che possa sveltire tutte le pratiche, dal marketing, al finance, alla direzione, toccando tutti gli uffici.
La sfida
La crescita su larga scala che ha caratterizzato la storia di Urbani Tartufi, ha fatto sì che un solo ufficio acquisti non potesse più occuparsi di tutte le necessità di reperimento di articoli e strumenti necessari al mantenimento delle diverse attività. La richiesta principale, per quanto riguarda l’approvvigionamento aziendale, era quella di ottenere una soluzione che permettesse di trovare tutto ciò che serviva, anche con urgenza, a prezzi competitivi e con consegne veloci e localizzate. Un altro aspetto fondamentale per l’azienda è l’attenzione all’ambiente. Un processo non strutturato di approvvigionamento portava spesso a una difficoltà nel mantenere una predilizione per articoli sostenibili, soprattutto dal punto di vista della logistica. Inoltre, aumentavano sempre di più gli acquisti spot, basati su quantità limitate e che spesso venivano effettuati su urgenza, cambiando fornitore a seconda delle disponibilità. Questo processo rendeva però difficile avere una chiara visione della spesa totale e delle varie categorie merceologiche che andavano a impattare sul budget. A complicare le cose, a inizio 2018 Urbani Tartufi non disponeva di un unico ufficio acquisti che fosse centralizzato e avesse la visibilità e il controllo di tutte le attività di procurement svolte. Spesso il peso di queste attività andava a ricadere su dipendenti di altri dipartimenti, inserendo nel loro carico di lavoro ore aggiuntive e non dedicate al raggiungimento dei loro obiettivi principali. Inoltre, a causa della localizzazione geografica della sede centrale, spesso i fornitori non erano in grado di effettuare consegne, e questo portava l’azienda a doversi affidare ad autisti e trasportatori, che modificavano le loro tratte e percorsi per soddisfare esigenze last minute. Una nuova indipendenza delle persone che lavorano per Urbani Tartufi era quindi un altro elemento da risolvere e regolamentare.
“Non ci aspettavamo di avere delle policy che potessero aiutarci a scegliere da quali fornitori acquistare, seguendo requisiti che soddisfacessero i nostri bisogni in termini di sostenibilità, prezzo e velocità di consegna. È stata una novità molto apprezzata. Senza Amazon Business, non avremmo il tempo o i mezzi per controllare che un fornitore rispetti delle certificazioni di sostenibilità, è molto utile quindi che siano direttamente segnalati sulla piattaforma, in maniera chiara e trasparente”
— Olga Urbani, CEO di Urbani Tartufi e parte della quinta generazione di figli a guida dell’azienda.
La soluzione
Con Amazon Business, Urbani Tartufi è riuscito a localizzare la maggior parte dei suoi acquisti, e a ridurre notevolmente il numero di dipendenti che si occupano di reperire e acquistare articoli necessari allo sviluppo dell’azienda, oltre a tutti quei prodotti che sono sempre utili su una base quotidiana e operativa. Nel 2022, i dipendenti dedicati ai processi di procurement sono solamente 12, e non vi è più la necessità di utilizzare i propri dipendenti per andare a comprare fisicamente quegli articoli che non potevano essere spediti dal venditore, grazie alla possibilità tramite la piattaforma di scegliere il metodo di consegna più consono, indicando anche eventuali esigenze quali gli orari di consegna, o la spedizione di diversi articoli in un unico giorno e in un numero limitato di colli.
Nel lungo termine, l’adozione dei sistemi di Amazon Business ha portato a una maggiore efficienza operativa, oltre che a un conclamato risparmio di costi e tempistiche spesi nella ricerca dei prezzi migliori e del fornitore più vicino.
Inoltre, l’utilizzo delle funzioni di Guided Buying Sustainability ha permesso di migliorare le proprie scelte in ambito di CSR, andando a preferire e selezionare principalmente quegli articoli che garantiscono un minore impatto ambientale, sia a livelli di produzione, sia di consegna e trasporto. L’azienda è sempre stata attenta e sensibile alla sostenibilità lato prodotto/processi interni. Truffleland, azienda del Gruppo Urbani, pianta 200.000 alberi da tartufo l’anno, e quella offerta da Amazon Business è un’ulteriore attività di sostenibilità concreta che permette di ampliare a dismisura l’impegno a supporto della comunità locale e non solo. Anche a livello di procurement, il brand vuole essere coerente con le proprie policy interne e privilegiare i fornitori che hanno a cuore la sostenibilità, andando a scegliere quelle realtà che gli permettono di soddisfare certi requisiti.
