Indirect procurement: come gestire gli acquisti indiretti correttamente

In molte organizzazioni il procurement diretto è gestito con attenzione strategica: materie prime, componenti, fornitori e contratti pluriennali (i cosiddetti acquisti diretti) vengono presidiati in maniera strutturata e costante,  con analisi dettagliate e una governance chiara. Ma cosa succede agli acquisti indiretti?

Spesso la spesa indiretta è frammentata tra reparti, gestita tramite richieste occasionali o acquisti decentralizzati, con un controllo limitato a consuntivo. Materiale d’ufficio, dispositivi IT, servizi di facility management, spese di marketing o forniture operative vengono percepiti come “secondari”. Tuttavia, nel loro insieme, possono rappresentare una quota significativa della spesa aziendale e incidere in modo rilevante su efficienza, controllo dei costi e compliance.

Secondo Procurement’s Digital Transformation Imperative di The Economist Impact, le aziende stanno investendo sempre di più in tecnologie digitali per migliorare efficienza e gestione del rischio nel procurement. Allo stesso tempo però, molti leader riconoscono ancora lacune nell’adozione di soluzioni tecnologiche e nella capacità di capitalizzarne i benefici, suggerendo un livello di digitalizzazione non uniforme tra organizzazioni e categorie di spesa.

Questa disomogeneità emerge in modo particolarmente evidente nella gestione degli acquisti indiretti a lungo termine, dove processi decentralizzati, volumi elevati di transazioni e strumenti non integrati rendono più difficile trasformare i dati in controllo effettivo della spesa.

Eppure, proprio qui si nasconde un’opportunità concreta: trasformare l’indirect procurement da voce di costo poco presidiata a leva di controllo, visibilità e valore per l’intera organizzazione.
 

Che cos’è l’indirect procurement e perché è importante

L’indirect procurement (anche chiamato approvvigionamento indiretto, regolato dal D.lgs. n. 36/2023) comprende tutti quei beni e servizi che non entrano direttamente nel prodotto o servizio finale venduto dall’azienda, ma che sono necessari per il funzionamento quotidiano della stessa e che dipendono da un numero di fornitori variabile.

A differenza del procurement diretto, che riguarda materie prime o componenti destinati alla produzione, l’indirect procurement include categorie come:
 

• Materiale d’ufficio

• Attrezzature e dispositivi IT

• Arredi e forniture per sedi operative

• Servizi di manutenzione e facility

• Spese marketing e comunicazione

• Servizi professionali e consulenze

Queste categorie possono sembrare meno critiche rispetto agli elementi fondamentali per la produzione e nel processo di approvvigionamento, ma hanno un impatto significativo su efficienza, controllo dei costi e conformità.

Per organizzazioni con più sedi, team distribuiti o numerosi centri di costo, la gestione degli acquisti indiretti diventa ancora più complessa. In assenza di una governance strutturata, ogni dipartimento può adottare modalità di acquisto differenti, generando frammentazione, duplicazioni e perdita di potere negoziale.

Gestire in modo strategico l’indirect procurement significa quindi migliorare:
 

• La visibilità della spesa

• Il rispetto delle policy interne

• L’efficienza dei processi autorizzativi

• La capacità di analisi e reporting

In altre parole, non si tratta solo di acquistare bene in modo corretto, ma di creare un sistema coerente e governato per gestire la supply chain in maniera corretta.
 

Sfide classiche nella gestione dell’indirect procurement

Quando la spesa indiretta non è gestita in modo strutturato, emergono criticità importanti per l’ufficio acquisto che hanno un impatto diretto sul Return on Investment (ROI), tra cui:

• Decentralizzazione eccessiva: ogni reparto effettua acquisti in autonomia, con poca supervisione centrale.

• Processi manuali: richieste via email o fogli di calcolo rendono difficile tracciare autorizzazioni e controlli.

• Scarsa visibilità della spesa aggregata: i dati sono distribuiti tra sistemi diversi o non sono consolidati.

• Spesa fuori policy: acquisti non conformi alle linee guida interne o ai contratti quadro.

• Difficoltà di budgeting e forecasting: senza dati strutturati, prevedere l’andamento della spesa diventa complesso.

Queste criticità non sono solo operative: hanno un impatto diretto sulla governance finanziaria e sulla capacità dell’organizzazione di mantenere il controllo anche in fase di gestione dei rischi.
 

Perché visibilità e governance sono più difficili quando si parla di categorie indirette

Gli acquisti indiretti sono spesso caratterizzati da:
 

• Un numero elevato di transazioni di piccolo importo

• Molti stakeholder coinvolti (diversi reparti, sedi e ruoli)

• Categorie di spesa eterogenee

• Fornitori multipli per la stessa tipologia di prodotto

Questa combinazione rende più difficile centralizzare il controllo. A differenza del procurement diretto, dove pochi contratti ad alto valore possono essere gestiti con attenzione e supporto dedicato, l’indirect procurement richiede un modello capace di operare con volumi elevati e decisioni distribuite, per garantire una riduzione dei costi e un prodotto finale ad alto valore.

Senza strumenti adeguati, il rischio è che le criticità emergano solo a posteriori, in fase di riconciliazione o audit, compromettendo l’efficacia complessiva del processo e l’efficienza delle risorse umane coinvolte.
 

Dalla spesa non gestita al controllo strategico

Trasformare l’indirect procurement in una leva strategica significa dunque passare da una gestione reattiva a una gestione strutturata e basata sui dati.

Questo percorso può essere sintetizzato in tre fasi, che rappresentano molto spesso anche il grado di maturità dell'azienda:
 

1. Spesa frammentata: acquisti decentralizzati, poca visibilità, controllo ex post

2. Spesa monitorata: raccolta dati e primi strumenti di reporting

3. Spesa governata: policy integrate nei flussi di acquisto, controllo in tempo reale e analisi predittiva

In questo percorso, tecnologia e e-procurement giocano un ruolo centrale. L’automazione dei flussi di approvazione (dove possibile anche utilizzando l’intelligenza artificiale), l’integrazione tra sistemi e la disponibilità di dashboard analitiche permettono di trasformare dati decentralizzati in informazioni utili per decisioni strategiche.

Un procurement indiretto strutturato favorisce anche la collaborazione cross-funzionale: finance, procurement, operations e IT possono lavorare su una base dati condivisa, riducendo conflitti e ambiguità.
 

Passi pratici per modernizzare l’indirect procurement

Modernizzare la gestione degli acquisti indiretti richiede un approccio pragmatico, articolato in quattro passaggi chiave.
 

1. Mappare e analizzare la spesa

Il primo passo è comprendere dove e come viene speso il budget e quali sono i costi di gestione. In pratica, significa:
 

• Consolidare i dati di spesa provenienti da sistemi diversi

• Classificare le categorie di acquisto

• Identificare fornitori ricorrenti e opportunità di consolidamento

• Analizzare le variazioni per centro di costo

Senza una mappatura chiara, ogni intervento successivo rischia di essere parziale.
 

2. Centralizzare policy e approvazioni

Una volta compresa la struttura della spesa, è fondamentale integrare le policy nei flussi operativi. Centralizzare non significa limitare l’autonomia dei reparti, ma definire regole chiare per la gestione dei contratti su:
 

• Soglie di approvazione

• Fornitori preferenziali

• Categorie consentite

• Budget disponibili

Automatizzare i flussi autorizzativi riduce errori, accelera i tempi e migliora la tracciabilità, tutti elementi fondamentali per la compliance ESG.
 

3. Integrare i canali di acquisto

Molte organizzazioni utilizzano canali diversi per acquisti indiretti: canali digitali di acquisto, fornitori locali, ordini diretti, carte aziendali. Integrarli in un ecosistema coerente consente di:

• Ridurre la frammentazione e i costi operativi

• Migliorare la coerenza delle condizioni contrattuali

• Facilitare il monitoraggio centralizzato, anche quando si lavora con fornitori locali

L’integrazione tra sistemi di acquisto e sistemi ERP o contabili rafforza ulteriormente il controllo.
 

4. Usare i dati per guidare le decisioni

Il vero salto di qualità avviene quando i dati non vengono solo raccolti, ma anche utilizzati in maniera strategica. Analizzare trend di spesa, confrontare performance tra sedi o reparti e identificare categorie in crescita permette di intervenire in modo proattivo, anche quando si tratta di analisi e gestione dei costi indiretti.

Strumenti di analisi della spesa, come dashboard dedicate alla visibilità delle spese, consentono di trasformare numeri in informazioni operative e supportare decisioni informate.
 

Come Amazon Business aiuta a controllare la spesa indiretta

Per molte organizzazioni, passare da una gestione frammentata a un modello strutturato richiede strumenti che combinino facilità d’uso e controllo per far fronte alla mancanza di visibilità e ottenere risultati legati agli obiettivi aziendali.

Amazon Business supporta la trasformazione dell’indirect procurement con funzionalità focalizzate su visibilità, conformità e governance, tra cui:
 

• Guided Buying, per indirizzare verso prodotti e fornitori conformi alle policy aziendali, riducendo la spesa fuori standard e permettendo l'ottimizzazione degli acquisti

• Spend Visibility, per analizzare la spesa per categoria, reparto o periodo e individuare opportunità di risparmio

• Pay by Invoice, per semplificare la riconciliazione contabile e migliorare l’efficienza amministrativa

Queste funzionalità permettono di integrare il controllo direttamente nel processo di acquisto, spostando la governance “a monte” invece che limitarsi a verifiche successive. L’obiettivo non è solo facilitare l’acquisto, ma creare un sistema coerente in cui autonomia operativa e controllo finanziario convivono.
 

Trasformare l’indirect procurement in un vantaggio competitivo

L’indirect procurement non è una semplice funzione di supporto. Se gestito in modo strutturato, può diventare un vero vantaggio competitivo nel processo di produzione. Infatti:

• Maggiore visibilità significa migliore pianificazione

• Maggiore controllo significa riduzione del rischio

• Maggiore integrazione significa efficienza operativa

In un contesto in cui le organizzazioni devono bilanciare crescita, conformità e sostenibilità finanziaria, trasformare la spesa indiretta in un processo ben governato e gestito analizzando i dati può fare la differenza.
 

Investire in strumenti, policy e cultura organizzativa consente di passare da una logica di reazione a una logica di prevenzione e ottimizzazione nella gestione di terze parti.
 

Se la tua organizzazione vuole ottenere maggiore visibilità sulla spesa indiretta e integrare controllo e conformità nei flussi di acquisto quotidiani, scopri come Amazon Business può supportare la trasformazione dell’indirect procurement con strumenti pensati per finance e procurement leader. Contatta il reparto vendite per saperne di più.