Procurement in Italia: guida strategica per CPO e aziende

Introduzione

La tua azienda sta affrontando costi imprevisti, ritardi nelle forniture o difficoltà a dimostrare la conformità normativa agli auditor? Spesso, questi problemi apparentemente disconnessi hanno una radice comune: un processo di approvvigionamento non ottimizzato. Molte organizzazioni italiane non si rendono conto che, se gestito strategicamente, il procurement può trasformare questi punti critici in vantaggi competitivi.
 

Oggi questa evoluzione passa attraverso modelli digitali source-to-pay (S2P) e procure-to-pay (P2P), che integrano in modo continuo tutte le fasi del ciclo di approvvigionamento, dall’identificazione del fabbisogno al pagamento finale, rendendo i processi più efficienti, trasparenti e tracciabili. 
 

L'approvvigionamento, infatti, è molto più di un semplice processo di acquisto: è una leva strategica che consente di controllare i costi, garantire conformità normativa e assicurare continuità operativa. Secondo l’Economist Impact Report 2025, oltre l'80% delle aziende riconosce che i progressi in ambito sostenibilità dipendono in larga parte dalla supply chain.
 

In un contesto come quello italiano, regolato dal Codice degli Appalti e fortemente influenzato da piattaforme come MePA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione) e Consip, la funzione di procurement è essenziale tanto per le imprese private quanto per la Pubblica Amministrazione.
 

Un approvvigionamento efficiente migliora la trasparenza, rafforza la gestione dei fornitori e supporta gli obiettivi ESG e di sostenibilità, come previsto dallo standard ISO 20400. Secondo il Global CPO Survey 2023 di Deloitte, le aziende con processi di procurement ottimizzati riducono costi operativi fino al 25% e mitigano i rischi fino al 40%.
 

Che cos'è il procurement (o approvvigionamento)

Nel contesto aziendale italiano, il procurement è l'insieme di attività e strategie che permettono l’acquisto di beni e servizi necessari in modo efficace, conforme e sostenibile.
 

 A differenza del semplice purchasing (acquisti), il procurement considera l'intero ciclo di vita della spesa: dall'identificazione del fabbisogno all'analisi dei risultati, garantendo che ogni fase del processo sia allineata con gli obiettivi e le esigenze aziendali.
 

Le fasi principali del processo di approvvigionamento comprendono:
 

• Identificazione del fabbisogno e richieste di acquisto

• Ricerca e selezione dei nuovi fornitori

• Qualificazione e gestione dei fornitori esistenti

• Negoziazione dei contratti e valutazione delle offerte

• Emissione di ordini di acquisto e consegna

• Fatturazione e pagamento

• Controllo di conformità e performance

Nel settore pubblico, molte di queste fasi si svolgono attraverso piattaforme come MePA o gare gestite da Consip, richiedendo un forte coordinamento interno per garantire efficienza e trasparenza.
 

Esempio concreto - Settore manifatturiero: Un’azienda italiana di componenti elettronici aveva difficoltà a tracciare gli acquisti di materiali indiretti (forniture per ufficio, manutenzione, consulenze IT), generando spese fuori controllo del 15-20% rispetto al budget. Implementando un processo di procurement strutturato con valutazione centralizzata dei fornitori e contratti quadro, ha ridotto i costi del 18% nel primo anno e migliorato i tempi di consegna del 30%.

Procurement vs. purchasing: qual è la differenza?

In molte aziende italiane, l'ufficio acquisti combina ancora i due ruoli: Tuttavia distinguere in modo chiaro tra strategia (procurement) ed esecuzione (purchasing) è oggi una best practice consolidata per i responsabili degli acquisti.

Perché il procurement è importante per la tua azienda

Un procurement moderno porta valore a più livelli:
 

• Controllo e riduzione dei costi → riduci i Total Cost of Ownership (TCO) e gestisci la spesa marginale in modo ottimale. Un approccio strategico consente di ridurre sprechi, identificare opportunità di risparmio e migliorare la visibilità.
  
  

• Mitigazione dei rischi e gestione della supply chain → assicura continuità operativa e conformità normativa (es. Codice degli Appalti). Secondo McKinsey & Company (2024), le aziende con procurement risk management strutturato riducono le interruzioni della catena di approvvigionamento del 35-40%.
  
  

• Conformità e trasparenza → sfrutta sistemi digitali per il tracciamento in tempo reale e la tracciabilità delle decisioni lungo l'intera catena di fornitura.
  
  

• Approvvigionamento sostenibile → adotta i principi della ISO 20400. Il Global CPO Survey 2023 evidenzia che il 72% dei CPO considera l'ESG come seconda priorità strategica.
  
  

• Efficienza operativa a lungo termine → automatizza i flussi di lavoro e centralizza i dati. I team di approvvigionamento possono creare valore duraturo attraverso decisioni data-driven e ottimizzazione dei processi decisionali.
  
  

Esempio concreto - Settore Retail: Una catena italiana con 50 punti vendita gestiva gli acquisti in modo decentralizzato, con ogni store manager autorizzato ad acquistare forniture operative. Centralizzando il procurement e negoziando contratti quadro con fornitori selezionati, ha ottenuto:
 

• 22% di riduzione dei costi su forniture operative

• Standardizzazione della qualità dei materiali

• 60% di riduzione del tempo amministrativo dedicato agli ordini

Processo di procurement: guida passo per passo
 

1. Identificare il fabbisogno (Definizione della richiesta)

Ogni ciclo di procurement inizia dall'analisi dei bisogni aziendali. Stabilisci cosa serve, perché, quando e con quale budget. Nella Pubblica Amministrazione, questa fase richiede l'approvazione formale e la registrazione nel sistema MePA.
 

Tempistica tipica: 1-2 settimane per richieste standard, 4-8 settimane per progetti complessi.
 

2. Stabilire criteri e policy

Definisci specifiche tecniche, criteri di valutazione (qualità, prezzo, tempi di consegna), parametri ESG e soglie di autorizzazione. Policy chiare evitano acquisti fuori contratto o non conformi.
 

Errore comune da evitare: criteri troppo rigidi che escludono fornitori innovativi o troppo vaghi che compromettono la comparabilità delle offerte.
 

3. Ricercare fornitori

Nel settore pubblico si utilizzano piattaforme come MePA e Consip, mentre nel privato prevalgono ricerche di mercato, segnalazioni o database digitali. I nuovi fornitori vengono scelti in base a certificazioni, capacità di consegna e sostenibilità. 
 

Tempistica tipica: 2-4 settimane per la prequalificazione dei fornitori.
 

4. Valutare e negoziare

Confronta offerte attraverso RFI, RFQ e RFP. Le trattative si concentrano su prezzi pluriennali, SLA, condizioni di consegna e TCO (Total Cost of Ownership).
 

Tempistica tipica: 3-6 settimane per negoziazioni standard, fino a 3 mesi per contratti complessi.
 

5. Formalizzare il contratto

Una volta scelto il fornitore, stipula un contratto che definisce termini di pagamento, clausole di conformità, SLA e penali. Nel settore pubblico, il contratto deve essere firmato digitalmente tramite PEC o firma elettronica qualificata.
 

Errore comune da evitare: clausole ESG generiche senza KPI misurabili o meccanismi di verifica.
 

6. Ricevere e ispezionare

Verifica i beni o servizi ricevuti, la loro conformità agli ordini e il collaudo (quando necessario). La PA utilizza spesso registri digitali di ricezione e moduli MePA per certificare le forniture.
 

7. Pagare e registrare

Controlla le fatture con il metodo del 3-way match (ordine, ricezione, fattura) per garantire conformità e prevenire frodi. Tutte le transazioni vengono archiviate per audit e controllo di spesa. Questa fase è il cuore del ciclo procure-to-pay, mentre il modello source-to-pay integra tutte le fasi, dalla selezione dei fornitori alla fatturazione.
 

8. Analizzare e migliorare

Monitora la spesa, valuta i fornitori e pianifica miglioramenti tracciando KPI chiave come percentuale di spesa gestita, ROI del procurement e percentuale di fornitori ESG-compliant.
 

Best practice: revisioni trimestrali della performance dei fornitori con scorecard condivise.
 

Tipologie di procurement e categorie di spesa
 

Capire le diverse tipologie di procurement aiuta a gestire la spesa in modo più efficace e a concentrarsi sulle aree che creano maggior valore. 
 

Direct vs. Indirect procurement

• Direct procurement: materiali e componenti destinati alla produzione o rivendita

• Indirect procurement: servizi, IT, facility, marketing, consulenze
   

Beni vs. Servizi

La fornitura di servizi è più complessa: richiede obiettivi chiari, KPI di performance e revisioni periodiche per garantire qualità e continuità. 
 

Managed vs. Tail spend

• Manage spend: acquisti strategici e ad alto impatto, gestiti centralmente con contratti quadro e fornitori selezionati

• Tail spend: acquisti minori e non gestiti che spesso sfuggono al controllo (digitalizzare e monitorare la tail spend riduce sprechi e migliora la visibilità della spesa)
   

Pubblico vs. privato in Italia

Il procurement pubblico è soggetto a regole rigide (gare Consip, Codice degli Appalti), mentre il procurement privato offre maggiore flessibilità ma resta vincolato da criteri ESG e di compliance.
 

Come migliorare l'efficienza del procurement
 

Definire e monitorare i KPI

Misura le performance per capire dove intervenire. I principali KPI includono: 

• Percentuale di spesa gestita

• Tempo medio ciclo ordine

• % fornitori conformi a criteri ESG

• ROI dell'approvvigionamento

• % ordini fuori contratto

Priorità di implementazione: inizia con 3-4 KPI chiave ( es. spesa gestita, tempo ciclo, conformità) e amplia progressivamente.
 

Garantire la compliance

Rispetta le normative (Codice degli Appalti, ISO 20400, requisiti fiscali) per ridurre rischi legali e audit. Per approfondimenti, consulta Consip e MePA.
 

Centralizzare i dati

Un sistema unico per ordini e contratti aumenta la visibilità e riduce gli errori. La digitalizzazione permette di passare da un approccio reattivo a uno strategico, aumentando il ROI. Un sistema di gestione del procurement integrato consente di ottimizzare l'intero processo in modo efficiente.
 

Sfruttare tecnologia e IA

Secondo l'Economist Impact Report 2025, le aziende che adottano analitiche predittive e automazione ottengono maggiore efficienza e resilienza. L’intelligenza artificiale automatizza le attività ripetitive e consente di focalizzarsi su decisioni strategiche.
 

Consulta anche Amazon Business – State of Procurement Data.
 

Strumenti tecnologici chiave:

• Piattaforme e-procurement (SAP Ariba, Coupa, JAGGAER)

• Analytics e Business Intelligence per spend analysis

• Automazione RPA per processi ripetitivi

• AI/ML per predictive analytics e risk assessment
   

Rafforzare la rete fornitori

Diversificare i fornitori aumenta la resilienza e riduce i rischi di interruzione. Revisioni periodiche e performance dei fornitori rappresentano oggi un pilastro fondamentale delle strategie ESG.
 

Best practice per l’Italia: Mantieni un mix di fornitori locali (per agilità e conoscenza del mercato) e internazionali (per competitività e innovazione).
 

Scegliere il giusto "procurement mix"

Applica la regola 80/20: concentrati sul 20% delle categorie che genera l'80% del valore aziendale. Questo approccio noto come smart business buying, consente decisioni strategiche per la crescita e la gestione efficace della spesa. 
 

Segmenta la spesa in base a impatto e rischio, gestendo in modo differenziato categorie strategiche e tail spend. Strumenti digitali di analisi supportano decisioni più rapide e data-driven nell'acquisto di beni e servizi.
 

Framework di segmentazione consigliato:

• Categorie strategiche (alto valore, alto rischio): gestione diretta da parte del CPO, contratti pluriennali, partnership strategiche con fornitori chiave

• Categorie leverage (alto volume, basso rischio): negoziazioni competitive, consolidamento dei fornitori per ottenere risparmi e standardizzazione

• Categorie bottleneck (basso volume, alto rischio): diversificazione dei fornitori, piani di contingenza per ridurre rischi operativi 

• Categorie non critiche/tail spend (basso valore, basso rischio): automazione, cataloghi digitali e piattaforme di e-procurement per migliorare efficienze e visibilità della spesa
   

Procurement in Italia: framework e riferimenti utili

Per approfondire il procurement in Italia, è utile conoscere i principali framework, piattaforme e standard di riferimento:

• MePA – Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione: acquistinretepa.it

• Consip – Centrale acquisti nazionale: consip.it

• ISO 20400 – Standard internazionale per la sostenibilità nel procurement: iso.org/standard/63026.html

• Agenda Digitale – Approfondimento su come migliorare il MePA: agendadigitale.eu

• Il Sole 24 Ore – "Approvvigionamento, talenti e sostenibilità nel 2025": ilsole24ore.com
   

Metti il procurement al centro della tua strategia

Un approvvigionamento efficiente trasforma il procurement da centro di costo a motore di valore strategico. Centralizzare i dati, integrare la sostenibilità e digitalizzare i processi ti aiuta a costruire un’organizzazione più resiliente, trasparente e competitiva, soprattutto in un contesto di trasformazione digitale dei processi.
 

Molte organizzazioni italiane stanno scoprendo che piattaforme digitali moderne semplificano la gestione degli acquisti mantenendo conformità e controllo. Amazon offre strumenti per analisi della spesa, flussi approvativi e tracciabilità senza la necessità di complesse implementazioni. Queste soluzioni riducono i costi tramite sconti di volume e si integrano facilmente con i sistemi esistenti.